Ridsportförbundet väljer webbaserat lönesystem - slipper hästjobb med lönerna.

Med över 500 000 aktiva är ridning Sveriges näst största ungdomsidrott, efter fotboll. Ridsportförbundet fungerar som ”Hästsportsveriges nav” och hanterar allt från verksamhet i småklubbar till tävlingar på internationell elitnivå. Trots massiva ideella insatser är det också många som ska ha ersättningar och löner, något som är långt ifrån okomplicerat.

Den nytillträdde generalsekreterare Annika Tjernström förklarar:
– Ridsportförbundet har 154 000 medlemmar i 900 föreningar. Ridsporten har fått ännu mer fokus än någonsin, inte minst genom att Jerringpriset har delats ut till en ryttare två gånger nu. Vi är en stor kraft i idrottssverige. Just nu har vi massor att göra med EM i Ridsport som pågår för fullt i Göteborg.

Annika Tjernström fortsätter:
– Vi är ett av riksidrottsförbundets specialförbund och är representerade på OS i tre grenar. Vår uppgift är att främja ridsport, körning och hästanknuten verksamhet. Många föreningar har ridskoleverksamhet och där är vi inblandade. Vi utbildar tränare, ledare, domare, banbyggare, funktionärer och sprider kunskap om hästar och hästhållning i allmänhet.

En rejäl utmaning.

Agneta Hellström är ansvarig för ekonomiadministrationen på Ridsportförbundet, hon berättar:
– Förutom till de 43 medarbetarna här på kansliet så betalar vi ut löner och ersättningar till allt ifrån banbyggare och funktionärer, till ryttare som inte har F-skattsedel. Vi hanterar träningsbidrag och reseersättningar. Några får ersättningar flera gånger om året, andra får det någon enstaka gång. En del bor utomlands och har andra skattesatser. Sedan ska friskvårdspengen in också. Det är mängder av variabler som ska vägas in.

Konteks webbaserade lösningar löser problemen.

Under våren 2017 gick Ridsportförbundet över till det nya webbaserade lönesystemet och sedan dess menar Agneta att lönekörningarna går betydligt snabbare och smidigare:

– Den nya helhetslösningen sparar massor av tid för mig. Mycket av det jag tidigare gjorde manuellt görs numera automatiskt. Och molnlösningen vi har valt gör att folk kan göra reseräkningar och attestera direkt i mobilappen när de är ute på resa. Bara det sparar mängder av tid och pappersarbete. Nu kan alla användare hålla koll på sina egna ledigheter, resor och utlägg på sina personliga sidor.

Stor hjälp av automatik.

En stor del av det arbete som tidigare gjordes manuellt sker nu helt automatiskt:

– Personer som bor utomlands beskattas annorlunda. Allt sådant håller lönesystemet ordning på och tar fram rätt kontrolluppgifter. Vi behöver inte längre tänka på backuper och uppdateringar, allt sådant sköter Kontek åt oss.

Webbaserad helhetslösning i molnet.

Svenska Ridsportförbundet har valt en helt webbaserad lösning för sin löneprocess vilket också innefattar webbaserat reseräknings- och tidrapporteringssystem, också de via en molnlösning. För att implementera och integrera dessa båda systemen (Kontek HRM Time och Kontek HRM Travel) med lönesystemet presenterade Kontek en projektplan som följdes från början till slut:

– Under uppsättningen av systemen var konsulterna här i två dagar. Vissa saker anpassades efter våra behov och förutsättningar sedan testade vi och justerade. Hela processen var proffsig, systematisk och trygg. Vi är verkligen nöjda med vår webbaserade lösning i molnet. Dessutom känns det skönt att löpande ha tillgång till Konteks support för frågor och funderingar dyker alltid upp när man jobbar med löner, avslutar Agneta Hellström.