Blogginlägg - 16 Augusti 2021 08:48

5 tips för att strukturera ditt chattande

Inför att jag skulle skriva det här inlägget gjorde jag en snabbkoll i Easy Teams. Jag är med i 43 chattkanaler.

Nu är det här inte en tävling om vem som är med i mest kanaler, men om du vill berätta för mig hur många chattkanaler du är med i kan du mejla mig här.

Utöver de 43 kanalerna har jag såklart alla mina direktchattar vilket gör att jag landar på ca 100 möjliga kommunikationsvägar.

Generellt har jag väldigt mycket att säga, så jag skulle utan problem kan fylla 100 ställen med text, mejl, bilder och GIF:ar.

Men sen är det ju den lilla detaljen att jag har sakar att göra om dagarna, du vet jobba… Så att leva rövare i 100 chattar är varken bra för mig eller för organisationen.

Så hur gör du för att skapa kontroll och struktur i ditt chattande?

Som vän och förespråkare av ordning och reda ska jag ge dig mina fem bästa tips för att lyckas med en bra chattstruktur och samtidigt bibehålla produktiviteten.

Varför borde du strukturera ditt chattande?

Chattar kan vara rörigt, notiser kan vara störande och sen har vi ju alltid minst en kollega som är lite ”trigger happy” och gärna klickar på enter innan hen tänkt igenom meddelandet.

Du vet så här:

Att inte ha en strukturerad chatt leder såklart till oreda och som du säkert kan lista ut minskar det din produktivitet.

Som med mycket här i livet får du ta det onda med det goda; att chatta, på rätt sätt, är ett enkelt sätt att få mer gjort, minska stress och minimera risken för att glömma något.

Istället för det eviga ringandet från en kollega har du ett meddelande att gå tillbaka och läsa för att säkerställa att du inte glömt något. Chattmeddelanden, på rätt sätt, gärna med ett asynkront tänk bidrar till mer tid spenderad i deep work.

Vill du veta mer om asynkron kommunikation föreslår jag att du spanar in det här.

Så här strukturerar du ditt chattande

Börja med en blank kanvas
Börja från noll, även om ni redan har en ”struktur”. Det jag säger är inte att du ska radera allt på volley utan bortse från hur du gör idag och istället börja fundera hur du vill göra framöver.

Upprätta och bibehåll uppsatta strukturer i chattkanaler
Nu är det dags att börja tänka till. Låt oss börja med något enkelt. Vilka avdelningar finns idag? Varje avdelning ska ha ett eget team i er chattstruktur. Vi leker med tanken att din organisation har följande avdelningar:

– Support

– Sälj

– Ekonomi

– Marknad

Därefter går du igenom avdelning för avdelning och hugger ut vilka kanaler som behövs. Nu är det inte läge att kill-gissa. Bjud in respektive avdelningsansvarig i processen.

Vi tar sälj som exempel, under det teamet skulle till exempel följande kanaler finnas:

#general – en chattkanal alla team ska ha. En generell och mindre formell kanal för både säljarna samt kollegor från andra avdelningar.

#team-sales – en låst kanal för enbart säljarna där de kan prata om vad de nu pratar om (Kanske vad de ska göra av alla pengar de tjänar 😉 )

#backoffice – om ett sådant finns behövs såklart en kanal för backoffice och administrativ snack kring affärer.

#sales-memes – work hard play hard, du fattar! Lite roligt ska man ha det också.

Utöver teamen och kanalerna vi redan har tycker jag det är viktigt att samla #leverantörer & #projekt i varsitt team.

Där kan ni ha avdelningsöverskridande projekt kanaler samt chatt-kanaler med era leverantörer.
Använd trådade konversationer

Dags att börja tänka på chattandet. Se till att använda trådade konversationer, det gör du för att det ska bli enkelt att jonglera fler konversationer samtidigt i en och samma kanal med även i andra. Vill du sedan gå tillbaka hittar du all information i en och samma tråd om säg faktura #13531 eller vad nästa steg var i det där projektet.
Jobbar du asynkront är detta ett måste. För om du inte vaktar chattkanalerna som en hök är det viktigt att du enkelt kan läsa ikapp i kanalerna där du har blivit omnämnd och har notiser. Med trådar är allt samlat enkelt för ”eftersläntrarna”
Dela med dig för att minska informationssilos
Superviktigt tips!! Okej alla är viktiga MEN kom ihåg att det är annorlunda tider nu, när du läser det här sitter du kanske inte på kontoret utan kanske hemma, på landet eller någon annanstans. ”Kaffe-snacket” är 2019 att stöta på en kollega i korridoren händer inte heller så ofta.

Du och dina kollegor är digitala och hybrida (förhoppningsvis) och då är det viktigt att dela med dig av allt du tidigare gjort på kontoret. Allt för att inget ska fastna hos någon och skapa en så kallad informationssilo.
Stäng av notiser på de kanaler som inte är ”viktiga”
Okej, även om jag ser mig själv som oumbärlig, har jag svårt att motivera min oumbärliga konstanta närvaro i precis alla chattkanaler. Precis därför är det bra att stänga av notiserna för de kanaler som inte är akuta eller om jag får; mindre viktiga.

Dessutom är det den vägen du bör vandra om du och din organisation vill anamma ett mer asynkront arbetssätt.

Såååå där. Dags att strukturera upp din arbetsdag! Har du inte rätt verktyg idag? Misströsta inte, här kan du prova Easy Teams kostnadsfritt i 30 dagar.