Vad är en hybrid arbetsplats och är du redo för den?

Vad är en hybrid arbetsplats?

En hybrid arbetsplats är en kombination av det traditionella kontoret och distansarbete. Alltså en arbetsplats som anpassar sig efter vart de anställda vill jobba för stunden, oavsett om det är hemma, på landet eller på kontoret.

Nu kanske du tänker ”men hallå, jag läser alla era blogginlägg, det är låter väldigt likt en digital arbetsplats”. Du har delvis rätt.

En hybrid arbetsplats behöver en digital struktur för att lyckas.

Här handlar det om hur vi kommer jobba i framtiden, efter pandemin, du vet när man kan vara på kontoret – om man vill.

Jag hatar att behöva använda uttrycket men det jag menar är det ”nya normala”

Det är alltså en arbetsplats som är, som finns och som existerar på den platsen du befinner dig. Fiffigt va?

Fördelar med hybridmodellen

Det finns många fördelar med att låta anställda jobba därifrån de önskar. Här kommer några:

• Glada medarbetare
  Medarbetare som får välja fritt vart de jobbar trivs, enligt en uppsjö av studier, bättre på sitt jobb.Du får enklare ihop livspusslet och kan jobba efter ett schema som passar dig.

  Se till att ni jobbar så asynkront ni bara kan. Vill du veta skillnaderna mellan synkront och asynkront kan du lära dig mer om det här

• Ökad produktivitet och fokus
  När du själv får välja vart du jobbar tenderar du att bli mer produktiv än tidigare. Bland annat för att störningsmoment minimeras och du tappar inte tid vid kaffemaskinen.

  Men såklart gäller det inte alla. Jag provade pomdorometoden för att maximera mitt fokus när jag jobbade på distans.

• Sänkta kostnader
  Vilken företagsledare gillar inte detta? Om din organisation anammar den hybrida modellen behöver ni inte längre det där stora kontoret. För tanken är inte att alla ska ha en fast arbetsplats.

  Även om kontoret kommer spela en viktig roll, kan ni troligtvis minska ytan.

Nackdelar med hybridmodellen

Allt är såklart inte guld och gröna skogar med det här sättet att jobba. Men det är ingen ko på isen. Allt går att undvika förutsatt att ni är förberedda, har rätt verktyg och jobbar på rätt sätt med smarta policys.

• Ökad risk för utbrändhet
  När du jobbar på distans löper du större risk att bli utbränd då det faktiskt kan vara svårare att koppla bort. Du riskerar alltså att alltid vara tillgänglig och aldrig på tid för återhämtning, du blir en så kallad distanszombie
• Informationssilos

  När vi jobbar efter en hybrid modell är det enkelt att missa saker. Information som tidigare tagits på stående fot faller mellan stolarna och de som jobbar på distans riskerar att hamna utanför om ni inte har rätt policys på plats. Tänk på att:

  • Samla all konversation om projekt, deadline osv i chattkanaler så att alla får ta del av samma information
  • Använd trådade konversationer
  • Ha kanaler för alla avdelningar, underavdelningar och projekt
• Förlust av känslomässiga nyanser
  När du och dina kollegor inte ses som vanligt försvinner ofta tecken på ens välmående. Det är inte lika enkelt att plocka upp subtila signaler på att en kollega inte mår bra, det är en av de största fallgroparna på distans.

  Därför blir det extra viktigt för chefer att de vet hur de ska agera på en hybrid arbetsplats.

1. ”Distans först-kulturen”
   Allt ni gör, alla policys, möten och så vidare ska i grunden skapas utifrån att ingen är på kontoret. Det kanske låter helknasigt men i takt med att ni blir mer och mer digitala/hybrida kommer ni tacka mig.

   Om inte nu, så sen. Att börja nu är alltså en bra idé.

   Utgå från att ingen är på kontoret trots att kanske 30% av personalstyrkan kommer vara det. På så sätt riskerar ni inga informationssilos. Tänk på att:

   • Ha rätt verktyg och policys för att lyckas med er internkommunikation
   • Alltid inkludera en videolänk i en mötesinbjudan
   • Be alla att ansluta till möten via sin egen dator. Tryck inte in 5 personer i ett konferensrum bara för att ni råkar vara på kontoret. Det enda som händer är att ni tappar närheten, ansiktsuttryck och försämrar flowet i era möten
2. Skapa en trygg arbetsplats där ni litar på varandra
   Du och dina kollegor kommer inte alltid vara på samma plats och då är det viktigt att bygga en kultur där ni litar på varandra. För ingen gillar en chef som ringer för att ”kolla läget” när man jobbar hemma.

   Här har vi samlat mer tips till dig som chef om hur du kan (och bör) agera i ett hybridteam

   Bygg en kultur där ni mäter resultat i stället för tid. Att mäta tid är sååååå 2018.

3. Lyssna på vad medarbetarna har att säga

   Precis som du säkert mäter er kundnöjdhet är det minst lika viktigt, om inte viktigare, att mäta medarbetarnöjdheten för att säkerställa att alla trivs, har rätt förutsättningar och mår bra på distans eller på kontoret.

4. Erbjud möjligheter att interagera med kollegorna
   Ahh, ljuva kaffemaskin. Vattenhålet där vi samlas, skrattar och ibland t.o.m. drar en fräckis det är en plats som är svårt att ersätta. Eller?

   När ni är en hybrid arbetsplats är det viktigt att bibehålla spontana konversationer. Därför är det viktigt att ha chattkanaler för varje team som inte rör jobbet, en kanal där man kan skicka en rolig bild på en katt, en låt eller den bästa serien på Netflix.

   • Prova ät digitala luncher med kollegor
   • Häng kvar i ett mötesrum efter ert digitala möte är över enbart för att snacka
   • Ha en stående videokonferens där man kan hoppa in om man vill ha sällskap
   • Stärk teamet, även på distans, genom att göra lite teambuildning-aktiviteter

Så här hjälper Easy Teams till i en hybrid arbetsplats

För att vara en hybrid arbetsplats krävs egentligen inga speciella verktyg, men för att vara en lyckad sådan behövs lite hjälpmedel.

Enter: Easy Teams.

Easy Teams möjliggör den hybrida arbetsplatsen och all dess kommunikation. I appen har du alltifrån en smart företagsväxel till ett verktyg för att genomföra undersökningar. Häng med så går vi igenom några användbara funktioner.

• Håll ihop gänget med chattmeddelanden
  När du jobbar på en hybrid arbetsplats är det viktigt att snabbt kunna ge och få information. I Easy Teams har du en inbyggd och kraftfull chatt som möjliggör direktmeddelanden, gruppchattar och kanaler.

  Använd smarta funktioner så som trådade svar eller någon av våra integrationer för att ta ditt chattande till nästa nivå!

• Se till att ni alltid kan ses
  Som du lärde dig ovan är det oerhört viktigt att alla möten har en länk att ansluta till. För även om det är så att ni alla ev. ska vara på kontoret kanske någon behöver vabba eller av annan anledning inte kan komma till kontoret.

  Så se till att alltid ha med en möteslänk i dina inbjudningar. I Easy Teams bifogar du en möteslänk med ett knapptryck vilket gör att alla dina möten är redo att ansluta till.

• Samtal, växel och mycket mer
  Oavsett om ni jobbar synkront eller asynkront är det viktigt att kunna ringa varandra, självklart har vi inbyggd linjestatus i Easy Teams så att du ser vilka kollegor som är tillgängliga och vilka som är i möte eller vabbar.

  Utöver det har du även tillgång till hela företagets telefoni vilket inkluderar växeln, svarsgrupper, inbyggda dashboards och mycket mer.

• Så till att medarbetare och kunder är glada och nöjdaI Easy Teams kan du enkelt genomföra undersökningar med Easy Survey. Det blir lekande lätt att mäta hur medarbetarna mår och hur era kunder upplever er service.

  Här har vi samlat allt du behöver veta om undersökningar

• Jobba utan störande notiser (när det behövs)
  Vet du vad deep work är? Inte? Det vi menar är:

  Förmågan att fokusera utan distraktion på en kognitivt krävande uppgift

  På ren bonnsvenska: gneta stenhårt utan att bli störd.

  I Easy Teams kan du enkelt via dina hänvisningar styra hur du vill ta emot samtal och notiser, du skräddarsyr som du vill och kan välja att inte ta emot samtal på några nummer och chattnotiser från speciella kanaler – om du så önskar.

• Använd den enhet som passar dig
  För att säkerställa att du och dina kollegor alltid har tillgång till Easy Teams har vi sett till att appen fungerar lika bra och enkelt på alla operativsystem. Så med oss spelar det ingen roll om du använder Windows, Mac, Linux, iOS, Android eller en webbläsare.

En sista sak innan du scrollar vidare…

Kom ihåg: Oavsett om ni är på kontoret eller på distans är internkommunikationen densamma