Gå direkt till innehåll
Nio förvånande fakta om dokumenthantering

Nyhet -

Nio förvånande fakta om dokumenthantering

Har du någonsin suttit och jobbat i fel version av ett dokument? I en alltmer digitaliserad vardag skulle man kunna tro att vårt sätt att hantera information blivit effektivare och mer rationellt. I flera avseenden är det precis tvärtom. Enligt IDC ägnar vi nästan en tredjedel (31 procent) av vår arbetstid åt att leta efter rätt dokument i olika mappar och ofta blir det fel när versioner förväxlas eller kommer på avvägar. Ett grundläggande problem tycks vara att vi har tagit arbetssättet i det fysiska rummet och direktöversatt det till det digitala.

M-Files är experter på informationshantering och har samlat nio tänkvärda fakta som kan förvåna.

  • Ett genomsnittligt dokument finns i 17 olika format eller versioner
  • 25 procent av slarvigt sparade dokument återfinns aldrig
  • År 2025 förväntas 80 procent av all data vara ostrukturerad
  • Medarbetare delar i genomsnitt sex dokument per dag
  • 7,5 procent av alla pappersdokument förkommer
  • 69 procent av medarbetarna sparar och hanterar dokument genom sin e-post
  • 93 procent hittar inte dokument för att de är slarvigt namngivna eller taggade när de sparats
  • 90 procent av dagens samlade data har skapats under de senaste två åren
  • 92 procent av företagen upplever att förändring krävs och att de behöver modernisera sättet de hanterar information

Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files, är oroad över vårt sätt att hantera information och menar att många företag riskerar att tappa yngre medarbetare som inte vuxit upp med vare sig krångliga räknestickor eller att behöva leta efter filer som ligger utspridda i mappar på ett oräkneligt antal servrar. Därför är också deras acceptans för tidsödande rutiner lägre.

– Privat är vi vana vid att googla efter information, men på jobbet är det betydligt bökigare och vi måste förhålla oss till gamla filstrukturer och mappar. Det fungerar extremt dåligt när informationsmängderna växer och blir alltmer komplexa. Tänker vi inte om i den här frågan är jag rädd för att företagen kommer att skrämma bort den yngre generationen. Omvänt kan sägas att de företag som erbjuder en smidig lösning får en konkurrensfördel i kampen om talanger.

Fler fakta om vårt sätt att hantera information finns här»

Källor: Gartner, IDC, Vouchercloud, Record Storage Systems, AIIM, Nitro PDF och M-Files

Relaterade länkar

Ämnen

Kategorier

Kontakter

Relaterat innehåll

  • Snabbare e-signaturer när M-Files förbättrar integrationen med Adobe

    Snabbare e-signaturer när M-Files förbättrar integrationen med Adobe

    M-Files gör nu Adobe Acrobat Sign tillgänglig i sin metadatadrivna plattform för dokumenthantering. Adobe Acrobat Sign är den marknadsledande e-signaturlösningen i Adobe Document Cloud. Med direkta elektroniska signaturer kan M-Files kunder effektivisera avtals- och arbetsflöden, säkerställa att alla regler efterlevs och minska sina kostnader.

  • – Våra nya integrationer kompletterar Microsofts Teams och Outlook och gör att våra kunder kan fokusera på det arbete som är viktigast när dagliga arbetsflöden och affärsprocesser förbättras på ett säkert sätt, säger M-Files Mika Turunen.

    M-Files förbättrar integrationen med Microsoft Teams och Outlook

    M-Files lanserar nu ännu bättre integration med Microsoft Teams och Microsoft Outlook. De nya funktionerna ger ökade möjligheter till dokumentsamarbete oavsett var informationen lagras. Användarna kan på ett enkelt sätt samarbeta internt och externt, hantera åtkomst till dokument, automatisera arbetsflöden och göra efterlevnadskontroller.

  • Anneli Rymert, Partner Technology Strategist på Microsoft i Sverige och Anders Edlund, nordisk försäljningschef på M-Files.

    Så ökar du produktiviteten i ditt företag med Microsoft 365 och M-Files

    Miljontals företag världen över bygger i dag sin digitala och molnbaserade arbetsmiljö på välkända program som Word, Excel, PowerPoint, Teams och OneDrive. Genom att lägga till dokumenthantering från M-Files slipper man fastna i en snabbt växande djungel av mappar och dubbletter – och kan enkelt hitta sina dokument genom att söka på samma sätt som vi är vana vid att göra på nätet.

  • Antti Nivala, grundare och vd för M-Files, blickar framåt och förutspår trenderna inom informationshantering.

    Nu får AI och maskinöversättning en nästan mänsklig förmåga på jobbet

    2023 kan bli det år när automation och AI tar ett ordentligt kliv in i vår arbetsvardag. Enligt Antti Nivala, vd för M-Files, kommer maskinöversättning att få en nästintill mänsklig förmåga och transkribering av tal till text kommer att bli så gott som felfri. Dessutom gör nya AI-lösningar för naturlig språkbehandling att vi kan hitta information snabbare – även innan vi börjar söka.

  • Oberoende analysföretag utnämner M-Files till ”strong performer”

    Oberoende analysföretag utnämner M-Files till ”strong performer”

    M-Files har utnämnts till ”strong performer” i rapporten ”The Forrester Wave™: Content Platforms, Q1 2023 report”. M-Files plattform får högsta möjliga betyg i kategorierna metadata och kommersiell modell. I rapporten skriver analysföretaget Forrester att M-Files har en unik syn på användningen av metadata jämfört med andra leverantörer av plattformar för innehållstjänster.

  • Mika Turunen, M-Files

    AI och socialt umgänge sätter fart på framtidens tech-team

    Med AI-drivna och assisterade verktyg förväntas vår produktivitet öka väsentligt. Det gäller i alla branscher – inte minst inom tekniktungt lagarbete som ofta präglas av stora informationsmängder och komplexa projekt. Det är också därför som framtidens informationshantering kommer att styras av sammanhang snarare än plats. Arbetsgruppens umgänge blir också ett sätt att öka farten i lagarbetet.

  • Taggad på jobbet – så skapar metadata framtidens arbetsplats

    Taggad på jobbet – så skapar metadata framtidens arbetsplats

    I dag ägnar vi nästan en tredjedel av arbetsdagen åt att leta efter filer på servrar runt om i organisationen. Mycket ligger fortfarande i mappar och dubbletter är mer regel än undantag. Vad som är den senaste versionen kan lätt bli en gissningslek. Men är detta verkligen rimligt år 2022? Med modern teknik har det skapats verktyg som låter oss jobba smartare och mer effektivt.

  • Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files

    Tre trender som leder till bättre och säkrare informationshantering

    Vårt sätt att hantera information påverkas självklart av det som händer omkring oss. Efter en pandemi där många arbetat utanför den ordinarie arbetsplatsen har flexibilitet och säkerhet blivit avgörande framgångsfaktorer. Och nu när medarbetarna ofta fortsätter att utföra delar av arbetet på distans ökar kraven på hur vi hanterar information.

  • Ny teknik men gamla vanor – dags att tänka om kring framtidens arbetsplatser

    Ny teknik men gamla vanor – dags att tänka om kring framtidens arbetsplatser

    Flexibilitet och hemarbete några dagar i veckan blir allt vanligare, men trots alla satsningar ser arbetssättet ut som det alltid gjort. En tredjedel av vår arbetstid ägnas till exempel åt att leta efter rätt dokument i olika mappar – och allt fler ställer sig därför frågan: varför ska det vara så knöligt att vara digital på jobbet när det är så enkelt att vara digital privat?

Relaterade event