Gå direkt till innehåll
Ny teknik men gamla vanor – dags att tänka om kring framtidens arbetsplatser

Blogginlägg -

Ny teknik men gamla vanor – dags att tänka om kring framtidens arbetsplatser

De senaste årens omställningar har ökat intresset för hybridarbete och hur vi vill att framtidens arbetsplats ska utformas. Flexibilitet och hemarbete några dagar i veckan blir allt vanligare, men trots alla satsningar ser arbetssättet ut som det alltid gjort. En tredjedel av vår arbetstid ägnas till exempel åt att leta efter rätt dokument i olika mappar – och allt fler ställer sig därför frågan: varför ska det vara så knöligt att vara digital på jobbet när det är så enkelt att vara digital privat? En lösning är att börja arbeta med metadata som gör att vi enkelt kan söka efter information på samma sätt som vi gör med sökmotorer privat.

Emelie Fågelstedt är digital strateg och medgrundare av Svenska Nomader. Hon har lång erfarenhet av att arbeta på distans och i olika konstellationer. Enligt henne handlar mycket av problemet om mänskligt beteende.

– Jag tror inte att folk är medvetna om att vi inte är så digitala på jobbet som vi skulle kunna vara. Vi kastades in i distansarbete under pandemin och i dag är det vardag att prata med varandra via Zoom eller Teams. Problemet är att vi har tagit arbetssättet i det fysiska rummet och direktöversatt det till det digitala. I stället måste företag nu ta fram helt nya riktlinjer för hybridarbetet som inkluderar alla, oavsett om man är på kontoret eller i det digitala rummet, säger hon.

Det ställer stora krav på en organisation att få med sig medarbetarna på allt nytt. Den digitala stressen lurar runt hörnet och det gäller att införa mer digitalt arbete steg för steg – inte rusa fram med alltför många nya verktyg och nya rutiner på en gång.

Yngre medarbetare inte vana vid räknestickor och mappstrukturer
Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files, är mer oroad över att vi tappar yngre medarbetare som inte vuxit upp med vare sig krångliga räknestickor eller att behöva leta efter filer som ligger utspridda i mappar på ett oräkneligt antal servrar. Därför är också deras acceptans för tidsödande rutiner lägre.

– Privat är vi vana vid att googla efter information, men på jobbet är det betydligt bökigare och vi måste förhålla oss till gamla filstrukturer och mappar. Det fungerar extremt dåligt när informationsmängderna växer och blir alltmer komplexa. Tänker vi inte om i den här frågan är jag rädd för att företagen kommer att skrämma bort den yngre generationen. Omvänt kan sägas att de företag som erbjuder en smidig lösning får en konkurrensfördel i kampen om talanger, säger Anders Edlund.

Enligt IDC ägnar vi ungefär en tredjedel (31 procent) av vår arbetstid åt att leta efter rätt dokument i olika mappar. Andra rapporter visar att hela 46 procent uppger att de har delat känsliga dokument via personlig fildelning – och 12 procent av vår arbetstid går åt till dubbelarbete för att vi arbetar med felaktiga versioner av ett dokument.

Hur är det möjligt att vi år 2022 accepterar att arbeta så omodernt på jobbet – och finns det verktyg som löser problemet?

– På M-Files arbetar vi så klart med våra egna system som är helt baserade på metadata och har stöd för arbetsflöden och samarbeten så att man slipper flytta data hela tiden. Jag arbetar inte i mappar eller trädstrukturer över huvudtaget utan söker bara efter den information jag behöver, säger Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files.

Vad är metadata egentligen?
Metadata betyder ”data om data”. Det är inget nytt fenomen utan började användas redan 1967 på MIT i USA. Det finns tre olika former av metadata: deskriptiv för att identifiera information med hjälp av olika taggar och nyckelord, strukturerad som beskriver hur olika komponenter är organiserade som den rätta ordningen på boksidor och slutligen administrativ som är mer teknisk information som filtyp, när och hur filen skapades osv.

– För dokumenthantering kan vi fylla i metadata när vi ska spara en fil som gör den enkel att hitta och skydda den från obehöriga. Det tar 5-10 sekunder och sparar enormt mycket tid när någon letar efter informationen, menar Anders.

Emelie Fågelstedt jobbar i dag i många olika företag och konstellationer – och alla har olika sätt för att hantera och strukturera data. Flexibilitet är därför helt nödvändigt.

– Vi behöver utveckla nya digitala verktyg och arbetsrutiner parallellt med att även arbetsformerna blir mer flexibla. Alla är kanske inte anställda på företaget hela livet utan vi kommer att se en ökad rörlighet. Det blir allt fler team som består av både interna och externa resurser – och det hänger också samman med den stora bristen på medarbetare i många sektorer, förklarar Emelie.

Relaterade länkar

Ämnen

Kategorier

Kontakter

Relaterat innehåll

  • M-Files grundare och vd Antti Nivala på M-Files kontor i Austin, Texas - foto: Annie Ray

    M-Files Aino automatiserar dokumenthantering med generativ AI

    M-Files tar nu nästa steg med sin plattform för automatiserad dokumenthantering genom att lägga till M-Files Aino som bygger på generativ AI (GenAI). Med M-Files Aino kan användarna organisera information, förstå sammanhanget i dokument och bättre använda den befintliga kunskapen inom organisationen med hjälp av naturligt språk.

  • Snabbare e-signaturer när M-Files förbättrar integrationen med Adobe

    Snabbare e-signaturer när M-Files förbättrar integrationen med Adobe

    M-Files gör nu Adobe Acrobat Sign tillgänglig i sin metadatadrivna plattform för dokumenthantering. Adobe Acrobat Sign är den marknadsledande e-signaturlösningen i Adobe Document Cloud. Med direkta elektroniska signaturer kan M-Files kunder effektivisera avtals- och arbetsflöden, säkerställa att alla regler efterlevs och minska sina kostnader.

  • Antti Nivala, vd för M-Files och Kaisa Kromhof, vd för Ment

    M-Files förvärvar Ment – ledande inom no code-verktyg för automatiserad dokumenthantering

    M-Files har förvärvat det finländska teknikföretaget Ment (tidigare Contract Mill Oy) som är experter på no code-verktyg och en ledande aktör inom automatiserad dokumenthantering. Genom förvärvet kan M-Files nu leverera avancerade funktioner för automatiserad dokumenthantering och ge nya och befintliga kunder möjlighet att snabbt automatisera sina egna dokument.

  • – Våra nya integrationer kompletterar Microsofts Teams och Outlook och gör att våra kunder kan fokusera på det arbete som är viktigast när dagliga arbetsflöden och affärsprocesser förbättras på ett säkert sätt, säger M-Files Mika Turunen.

    M-Files förbättrar integrationen med Microsoft Teams och Outlook

    M-Files lanserar nu ännu bättre integration med Microsoft Teams och Microsoft Outlook. De nya funktionerna ger ökade möjligheter till dokumentsamarbete oavsett var informationen lagras. Användarna kan på ett enkelt sätt samarbeta internt och externt, hantera åtkomst till dokument, automatisera arbetsflöden och göra efterlevnadskontroller.

  • Med M-Files plattform för automatiserad dokumenthantering kan medarbetare hitta information snabbare, arbeta smartare och få mer utfört.

    Studie visar att M-Files ger kunderna 294 procents avkastning på kapital

    En ny oberoende studie genomförd av Forrester Consulting visar kostnadsbesparingarna och affärsfördelarna med M-Files plattform för automatiserad dokumenthantering. Enligt rapporten har kunderna under en treårsperiod fått 294 procents avkastning på sitt kapital (Return on Investment) samtidigt som de eliminerat informationskaos.

  • Nio förvånande fakta om dokumenthantering

    Nio förvånande fakta om dokumenthantering

    Har du någonsin suttit och jobbat i fel version av ett dokument? I en alltmer digitaliserad vardag skulle man kunna tro att vårt sätt att hantera information blivit effektivare och mer rationellt. I flera avseenden är det precis tvärtom. Enligt IDC ägnar vi nästan en tredjedel (31 %) av vår arbetstid åt att leta efter rätt dokument i olika mappar och ofta blir det fel när versioner förväxlas.

  • Antti Nivala, grundare och vd för M-Files beskriver hur ”knowledge work automation” kan eliminera informationskaos och öka produktiviteten.

    Hitta genvägen till medarbetarnas produktivitet

    Företag som Amazon, Zoom och H&M, liksom en del statliga myndigheter och regeringar, kräver nu att de anställda i större utsträckning ska återvända till kontoret. Men många verksamheter skulle i stället kunna dra fortsatt nytta av flexibla distans- och hybridmiljöer – med hjälp av automation. Antii Nivala, vd för M-Files beskriver hur ”knowledge work automation” kan bidra till ökad produktivitet.

  • M-Files Mika Turunen på eventet Di It & Strategi - foto: Pax Engström

    Så kan tekniken ta bort onödiga hinder på jobbet

    I dag måste företagen lägga allt större kraft på att anpassa sig när marknaden svänger och fortsätta vara långsiktigt konkurrenskraftiga. Mycket handlar om att utveckla innovativa digitala affärsmodeller och nya tekniska verktyg lanseras i snabb takt. Men hur kan vi se igenom bruset och vara säkra på att tekniken hjälper oss och inte tvärtom? Nyckeln är att satsa mer på automation och samarbete.

  • Fem skäl för svenska företag att arbeta med ”knowledge work automation”

    Fem skäl för svenska företag att arbeta med ”knowledge work automation”

    Tänk om det gick att effektivisera på jobbet så att medarbetare som främst använder tankearbete och kreativitet kan ta bort alla onödiga arbetsuppgifter. Lösningen kallas ”knowledge work automation” och gör att vi kan använda vår tid och kompetens på ett mer optimalt sätt. Möjligheterna att automatisera kunskapsarbete bygger främst på AI och nya arbetssätt som nu växer fram.

  • Anneli Rymert, Partner Technology Strategist på Microsoft i Sverige och Anders Edlund, nordisk försäljningschef på M-Files.

    Så ökar du produktiviteten i ditt företag med Microsoft 365 och M-Files

    Miljontals företag världen över bygger i dag sin digitala och molnbaserade arbetsmiljö på välkända program som Word, Excel, PowerPoint, Teams och OneDrive. Genom att lägga till dokumenthantering från M-Files slipper man fastna i en snabbt växande djungel av mappar och dubbletter – och kan enkelt hitta sina dokument genom att söka på samma sätt som vi är vana vid att göra på nätet.

  • Automatiserat kunskapsarbete kan ge högre produktivitet – och en bättre arbetsmiljö

    Automatiserat kunskapsarbete kan ge högre produktivitet – och en bättre arbetsmiljö

    Allt arbete är kunskapsarbete i någon mån. Men det finns stora skillnader i vilken förkunskap och erfarenhet som krävs för att utföra olika arbetsuppgifter. Med uttrycket ”knowledge work” brukar man avse arbete som till största delen utförs enbart med tankearbete och kreativitet. Genom att satsa på ”knowledge work automation” och AI kan man göra dessa arbetare mer effektiva.

  • Antti Nivala, grundare och vd för M-Files, blickar framåt och förutspår trenderna inom informationshantering.

    Nu får AI och maskinöversättning en nästan mänsklig förmåga på jobbet

    2023 kan bli det år när automation och AI tar ett ordentligt kliv in i vår arbetsvardag. Enligt Antti Nivala, vd för M-Files, kommer maskinöversättning att få en nästintill mänsklig förmåga och transkribering av tal till text kommer att bli så gott som felfri. Dessutom gör nya AI-lösningar för naturlig språkbehandling att vi kan hitta information snabbare – även innan vi börjar söka.

  • – Att jobba med dokumenthantering och regelefterlevnad är ett maratonlopp. Det är en lång kuperad bana av nya regler och ökande informationsmängder. Att hantera det på ett manuellt, traditionellt sätt blir lätt ohållbart, säger Per Löjdahl, M-Files.

    Tio skäl att automatisera hanteringen av dokument och regelefterlevnad

    Hybridarbete, hårdare regelverk och snabbt växande datamängder har blivit en del av företagens vardag. Samtidigt är den mänskliga faktorn och den enskilda medarbetaren ofta anledningen till att säkerheten försvagas. För att inte brista i regelefterlevnad och fastna i manuellt tidskrävande arbete behöver fler verksamheter automatisera sina processer – och det gäller inte minst dokumenthanteringen.

  • Mika Turunen, M-Files

    AI och socialt umgänge sätter fart på framtidens tech-team

    Med AI-drivna och assisterade verktyg förväntas vår produktivitet öka väsentligt. Det gäller i alla branscher – inte minst inom tekniktungt lagarbete som ofta präglas av stora informationsmängder och komplexa projekt. Det är också därför som framtidens informationshantering kommer att styras av sammanhang snarare än plats. Arbetsgruppens umgänge blir också ett sätt att öka farten i lagarbetet.

  • Oberoende analysföretag utnämner M-Files till ”strong performer”

    Oberoende analysföretag utnämner M-Files till ”strong performer”

    M-Files har utnämnts till ”strong performer” i rapporten ”The Forrester Wave™: Content Platforms, Q1 2023 report”. M-Files plattform får högsta möjliga betyg i kategorierna metadata och kommersiell modell. I rapporten skriver analysföretaget Forrester att M-Files har en unik syn på användningen av metadata jämfört med andra leverantörer av plattformar för innehållstjänster.

  • Petteri Heinonen, Senior IT Director på M-Files

    Tre steg för ökad säkerhet och efterlevnad som ökar företagets produktivitet

    Säkerhet och regelefterlevnad är två av dagens största utmaningar för svenska företag. Cyberattackerna ökar och de juridiska skyldigheterna att skydda sin egen och andras information blir allt större. Ska man lyckas få kontroll över alla dokument och samtidigt ha en organisation som är produktiv, då behövs en modern lösning för informationshantering och tydliga processer.

  • Taggad på jobbet – så skapar metadata framtidens arbetsplats

    Taggad på jobbet – så skapar metadata framtidens arbetsplats

    I dag ägnar vi nästan en tredjedel av arbetsdagen åt att leta efter filer på servrar runt om i organisationen. Mycket ligger fortfarande i mappar och dubbletter är mer regel än undantag. Vad som är den senaste versionen kan lätt bli en gissningslek. Men är detta verkligen rimligt år 2022? Med modern teknik har det skapats verktyg som låter oss jobba smartare och mer effektivt.

  • Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files

    Tre trender som leder till bättre och säkrare informationshantering

    Vårt sätt att hantera information påverkas självklart av det som händer omkring oss. Efter en pandemi där många arbetat utanför den ordinarie arbetsplatsen har flexibilitet och säkerhet blivit avgörande framgångsfaktorer. Och nu när medarbetarna ofta fortsätter att utföra delar av arbetet på distans ökar kraven på hur vi hanterar information.

  • On-demand webinar - Så hjälper M-Files dig ut ur informationskaoset

    On-demand webinar - Så hjälper M-Files dig ut ur informationskaoset

    Erik Hammarbäck och Per Löjdahl visar hur M-Files metadatadrivna plattform för dokumenthantering gör det möjligt för medarbetarna att omedelbart hitta rätt information i alla situationer, automatisera affärsprocesser och upprätthålla informationskontroll.

  • Anders Edlund, nordisk säljchef på M-Files förklarar hur en ny lösning för dokument- och informationshantering kan ge en gynnsam ROI.

    Så räknar du hem en smartare lösning för dokumenthantering

    På bara femton månader fördubblas den beräknade mängden information som en organisation hanterar. Det gör att många företag står inför en ohållbar situation. Tiden och resurserna att hantera information i gamla mappstrukturer kommer inte att räcka till. Men det finns lösningar som både förenklar hanteringen och snabbt blir lönsamma.

Relaterade event