Använd crowdsourcing i ditt strategiska #ledarskap. #psykologi

2009 lanserade det numera världsomspännande företaget Wikimedia en nytänkande wiki-sajt—en sajt helt och hållet avsedd för den egna verksamhetens fortsatta strategi. Under de två kommande åren fick företaget in 900 idéer—av över 1000 internetsurfande personer—gällande verksamhetens framtida strategi. Dessa idéer kategoriserades sedan och blev till grund för ett flertal strategiska projektuppgifter hos Wikimedia. Några av projekten diskuterades även fortsatt öppet med allmänheten på internet, och slutresultatet blev en väl sammansatt strategisk plan för Wikimedias framtida utmaningar. Många av projektets delmål är nu uppfyllda och genomsyrar nu tre år senare många delar av företagets arbetsprocesser.

Under de senaste två åren har allt fler företag—i helt skilda branscher—följt i Wikmedias fotspår. Dock är det få som vågar inrikta initiativen just mot de egna strategierna. I Sverige finns det många företag som i marknadsföringssammanhang frågar kunder om feedback på produkter via internet, men vi som organisationspsykologer skulle gärna se att svenska företag blev mer orädda avseende att även öppet fråga om råd gällande sina strategier.  De allra flesta håller med om vikten av att skapa delaktighet och bra dialoger internt i beslutsprocesser, men varför inte använda den enorma kraft som finns hos människor externt på internet i större utsträckning? Tänk dig en pool av arbetare som du kanske aldrig träffar, som du aldrig faktiskt anställer - men som ändå jobbar åt dig med fullt fokus på dina strategier. Svenska chefer har i flertalet studier visat sig vara mer konflikträdda än chefer från andra länder, kanske är de också mer rädda att öppet våga bjuda på de utmaningar man har i verksamheten? I takt med att den globala innovativa konkurrensen hårdnar—och att Sverige därigenom hamnar allt mer på efterkälken—ser vi det av yttersta vikt att svenska ledare blir modigare i att öppet laborera med sina strategiska utmaningar.

Fördelar med crowdsourcing i det strategiska arbetet

Chefer som provat har bland annat upplevt vinster med att använda crowdsourcing i sitt strategiska arbete:

(a)    Dels tycker man att kvalitén på strategierna ökar genom att man tar större hänsyn till oliktänkande och omvärldsaspekter som man annars ofta inte tar tillvaro i den egna vardagens blindhet. I förlängningen innebär detta att implementeringen av strategierna genomförs på ett mer kraftfullt sätt med större effekter.

(b)    En annan fördel är att man upplever det enklare att bygga entusiasm och engagemang internt bland medarbetarna i den här typen av mer transparenta processer. Hög grad av engagemang och motivation bland medarbetarna är något som vi psykologer i återkommande studier tydligt sett att det hänger ihop med god hälsa, effektiva beslutsprocesser och ekonomiska resultat i organisatoriska sammanhang.

Forskning visar exempelvis att ca 25 % av ett företags medarbetare har en oklar bild av verksamhetens mål och strategier, och då gäller det ändå våra allra mest framgångsrika företag. I företag med sämre hälsotal är det ibland så många som 60 % av medarbetarna som uttrycker att de har en otydlig bild av verksamhetens mål.

(c)    Ett begrepp som vi organisationspsykologer brukar analysera är hur god målkongruensen är i en verksamhet, dvs i vilken grad medarbetare på olika organisatoriska nivåer och avdelningar har samma bild av verksamhetens mål. Crowdsourcing blir ett sätt att göra mål och strategier meningsfulla för medarbetarna på en mer personlig och känslomässig nivå. Att göra fler medarbetare (och samtidigt kunder och avnämare på internet) delaktiga i strategiprocessen gör att målkongruensen ökar dramatiskt i verksamheten, vilket i förlängningen innebär att effektiviteten och produktiviteten ökar. Det stämmer väl överens med de studier som visat att företag som skattas bland de 25 % med högst målkongruens också har dubbelt så stor sannolikhet att prestera bättre än genomsnittet vad gäller ekonomisk framgång.

Hur gör man i praktiken?

Det krävs först och främst mod för att ta in både mer människor och mer idéer i det egna strategiska arbetet. Från en mer traditionellt top-down styrd verksamhet blir i stället organisationen mer transparent och radikal till sin karaktär. Vad blir då viktigt för att det ska fungera att kommunicera digitalt i praktiken?

a)      Kommunicera projektet tydligt med hög grad av legitimitet på en egen sajt eller i ett eget forum på internet (eller intranät, om sekretesskrav så kräver). Som organisationspsykologer har vi en modell för legitimitetsskapande som bygger på tre grundfundament: (1) låt den högre ledningen vara avsändare, dvs låt ägare, eller styrelse, kommunicera ramarna och målet för strategiprojektet; (2) se till att innehållet har tydliga konkreta hänvisningar till dagsaktuella och framtidsinriktade FoU-rön eller referensprojekt av i dag; och slutligen (3) beskriv hur er verksamhet vill att deltagarna på ett respektfullt sätt ska förhålla sig till konkurrenter i arbetet med en nya strategin.

b)     Gör era mellanchefer till ambassadörer för projektet. För helt klart kommer inte arbetet att göra sig självt, utan era chefer i linjen måste aktivt delta för att varje dag göra kopplingarna mellan strategiprojektet och det vardagliga arbetet tydliga för era medarbetare och internetdeltagande strateger.

c)      Som organisationspsykologer menar vi att det är av yttersta vikt att nå ett kommunikationsklimat där man uppmuntrar oliktänkande och meningsskiljaktigheter. Tydliga och enkla exempel på hur detta kan göras är att skapa enklare ”polls” (som typ Facebook-gillanden), omröstningar, och frågeställningar där man just efterfrågar olika åsikter. Dessa enkla medel gör det möjligt för medarbetare och kunder att kunna uttrycka sin ståndpunkt utan att inledningsvis blir för exponerad på ett individuellt plan. I takt med att tryggheten på så vis ökar kan deltagarna sedan bli än mer orädda att uttrycka sina grundvärderingar och idéer.

Dags att byta strategi?

Att omsätta tankarna ovan i praktiken innebär ett skifte för exempelvis den strategiska VD-rollen. Från att vara en allvetande beslutsfattande chef som förväntas kunna svara på alla frågor och bestämma allting blir ledaren i stället en social arkitekt som lägger mycket tid på att skapa processer och belöningsformat som genererar det bästa strategiska tänkandet och frigör den största potentialen hos medarbetarna.

Målet med den här artikeln är inte att presentera en enkel beskrivning av hur det perfekta tillvägagångssättet för strategisk crowdsourcing fungerar, för det ligger ju i sakens natur att varje företag har sin unika strategi. Vi hoppas dock uppmuntra några fler svenska chefer att i tider av större global konkurrens öka sin innovationsförmåga genom att undersöka nya arbetssätt i exempelvis sociala medier. Vi har stor vana av att öka organisatorisk effektivitet i det verkliga livet, med exempelvis storgruppsmetoder, future search-format och Open Space-konferenser, och vi är självklart nyfikna på om det inte går att skapa en ännu större kraft med hjälp av internet och sociala medier. Om du någon gång i din chefsroll funderat över hur du ska kunna ta dig tid att prioritera strategiskt arbete, och även hitta rätt strategi, så kanske det är dags att röra om lite i den strategiska grytan?

Mattias Lundberg                               Mattias Elg

Leg Psykolog, Docent i psykologi        Leg. Psykolog, VD Elg & Catenacci