Blogginlägg - 7 Januari 2016 14:25

Stresskolan del 7 - Möten

Möten

Möten är en del av de flestas arbetsdag i större eller mindre utsträckning. Vissa tillbringar 10-15 procent av sin arbetstid i möten medan andra (ofta chefer) spenderar upp till 70-80 procent. Ofta är de väldigt tidskrävande och oproduktiva. För många är det svårt att hitta tid för arbete vilket kan leda till stress då egna arbetsuppgifter inte hinns med. Eftersom möten tar en ganska stor del av mångas arbetsdagar är det alltså en viktig del av självstyrningen att man lär sig hantera mötesmängden och hur möten bör hållas för att vara mer effektiva.

4 tips att få ner mötestiden

1. Kortare möten
Boka kortare möten, de behöver inte alltid vara hel eller halvtimmar. Ibland kan det räcka med 15-20 minuter.

2. Relevans
Fundera på om mötet som du blir inbjuden på är av relevans för dig och om dem hjälper dig att uppnå dina mål. Gå inte på möten bara för att du är bjuden. Be om en agenda och syftet med mötet för avgöra om du ska lägga tid på den eller ej.

3. Skriftligt
Be om möjligt att få informationen som togs upp på mötet skriftligt skickat till dig efteråt.

4. Håll tiden
Sitt inte och vänta på möten som inte börjar i tid, be den som sammankallat till mötet att meddela dig när mötet börjar. Sitt heller inte kvar om mötet har dragit över tiden, om ämnet inte rör dig förstås.

Bli mer effektiv

Möten kan lätt hacka upp både ens arbetsvecka och arbetsdag och det blir lätt korta arbetspass när möten är allt för utspridda. Det blir då ofta svårt att komma igång med större uppgifter och surdegar som blir liggandes i förmån för mejlande och samtal. Planera möten mer effektivt för att få ut det mesta av din arbetsvecka och dag.

1. I ett sjok
Planera möten i ett sjok och tillåt 15 minuters paus mellan varje möte. På det sättet får man mer sammanhängande tid för eget arbete. Sträva efter att åtminstone få 2-3 timmars sammanhängande mötesfri arbetstid under en dag. Försök att styra möten till vissa dagar eller halvdagar för att få till ostört arbete på kontoret.

2. Externa möten
Lägg externa möten på väg till/från jobbet eller under lunchen för att slippa lägga tid på att förflytta dig under din arbetsdag.

3. Styr besöken
Försök att få externa personer att besöka ditt kontor för att undvika transporttid.

Vad du kan göra

Man kan öka produktiviteten i möten som man själv deltar med sitt beteende och förhållningssätt och kommunicera dem på ett tydligt och konstruktivt sätt. De möten som man själv håller och ansvarar för har man stor kontroll över att påverka.

1. Skapa riktlinjer
Möten blir inte särskilt produktiva när deltagarna håller på med annat under tiden. Ta initiativ till att skapa riktlinjer för vad för regler som ska hållas under mötet avseende: tidshållning, mobiler, datorer etc. Att skapa riktlinjer brukar dra ner på mötestiden och kan även minska konflikter.

2. Struktur
Sitter man i ett möte som saknar agenda och inte har någon struktur kan man föreslå att tillsammans skapa en agenda lite snabbt. Dålig förberedelse leder ofta till att väldigt lite blir gjort. Föreslå annars att kalla till ett nytt möte när nödvändiga förberedelser har gjorts.

3. Håll ämnet
När möten spårar av kan man hjälpa den som leder mötet att komma tillbaka till agendan igen genom att till exempel genom säga: ”det här är verkligen jätteintressant fråga, men vi har inte så mycket tid, vad var punkten vi höll på med?”.

Stresskolan är baserad på boken Hjärnsmart- Din guide till ett lugnare och lyckligare (arbets)liv, Boel Swartling.

Ämnen

Dryck

Kategorier

stresskolan
stress

Stresskolan del 5 - Hantera avbrott

Mängden störningsmoment och avbrott har ökat markant på många arbetsplatser de senaste åren. Det tar flera minuter för hjärnan att hitta tillbaka till koncentrationen efter varje avbrott, något som kräver mycket energi från hjärnan. Att bli utsatt av för många avbrott under en dag har effekt på våra stressnivåer och hur vi mår.

Stresskolan del 3 - Sömn

Sömn är den viktigaste formen för återhämtning, både psykiskt och fysiskt. Många har sömnproblem och uppger att den vanligaste orsaken beror på stress. Några tips för att sova bättre är att: ge hjärnan tillräckligt mycket med tid för nedvarvning på kvällen, inte dricka koffein eller alkohol för nära läggningsdags, att motionera och få solljus på sig under årets mörkaste månader.

Stresskolan del 2 - Ladda hjärnan

Det finns gott om belägg för att koncentration är tröttande för dig och att pauser och tomgångsläge är nödvändigt för att vi ska orka prestera mentalt över dagen. Det finns fler sätt att påverka sin hjärna och bygga sin hjärnenergi för att må bra, prestera bättre och känna mindre stress. Det är inte självklart för alla att vad man gör på fritiden spelar roll för hur hjärnan mår och presterar.

Stresskolan del 1 - Vår förändrande omvärld

De senaste 25 åren har vårt samhälle förändrats och jobbet tar ofta en stor del av vår tid. Dagens miljö är full med intryck, information och avbrott. Men med en hjärna som är utvecklad för ett jägar- och samlarliv på savannen är vi dåligt rustade att möta samhällets utmaningar. Det påverkar hur vi mår och idag är stress en vanlig arbetsskada.

Stresskolan del 6 - Minska arbetsbelastningen

De senaste 20 åren har arbetstempot och arbetsbelastningen ökat i de flesta organisationer. Arbetsbelastning är den faktor som har starkast samband med arbetsrelaterad stress. En alltför hög arbetsbelastning påverkar koncentration, minne, beslutsfattande och negativt tänkande. Att försöka reflektera över sitt arbete är viktigt för att minska sin arbetsbelastning och stressen.

Stresskolan del 8 - Hantera information och relationer

Idag lever vi i ett överflöd av information vilket kan göra det svårt att koncentrera och arbeta som kan leda till stress. De sociala kraven har även ökat på våra arbetsplatser eftersom vi oftare byter jobb idag och det är fler kollegor, konsulter och inhyrd personal som kommer och går. För varje ny person på jobbet behöver vi investera energi att etablera en relation och det tar tid och fokus.