Blogginlägg -

Stresskolan del 6 - Minska arbetsbelastningen

Arbetsbelastning

De senaste 20 åren har arbetstempot och arbetsbelastningen ökat i de flesta organisationer. Arbetsbelastning är den faktor som har starkast samband med arbetsrelaterad stress. Det finns belägg för att en alltför hög arbetsbelastning påverkar koncentration, minne, beslutsfattande och negativt tänkande. Att försöka reflektera över sitt arbete och dess processer är viktigt för att minska sin arbetsbelastning och stressen.

6 tips att minska sin arbetsbelastning.

1. Bli en bra egen-chef 
Se till vara en bra chef till dig själv genom att planera långsiktigt och se till att ha en struktur att arbeta efter. Arbeta med mål som är SMARTa (specifika, mätbara, accepterande, realistiska och tidsatta).

2. Undvik att överarbeta 
Att lämna ifrån sig något som inte känns perfekt kan kännas jobbigt, men oftast är det inte värt tiden att göra saker perfekt. Bestäm själv eller tillsammans med din chef vad som är bra nog.

3. Våga säga nej 
Fundera över vad för konsekvenser som blir när man tar på sig uppgifter. Det måste ske någon form av sund avvägning mellan de egna behoven och andras behov för att alla ska må bra på en arbetsplats.

4. Fundera på hur
Lägg mer tankemöda på hur man kan driva arbetsuppgifter i ett projekt än vad som ska göras. Desto mer tid som spenderas i att fundera kring hur saker ska gå till innebär ofta smidigare projekt och arbete eftersom uppgifterna blir mer konkreta.

5. Klargör förväntningar 
Eftersom allt är en fråga om tolkning kan det därför vara bra att klargöra vilka förväntningar som finns för en uppgift från alla inblandade samt eventuella chefer. Ta också reda på vad som inte ska göras för att slippa lägga tid på onödiga saker.

6. Fast tid 
Sätt en fast tid att gå ifrån jobbet, då är det lättare att hushålla med tiden och man kommer iväg i rimlig tid. Finns det ingen deadline är det lätt att jobba över.

Prioritera

Det finns också strategier som syftar till att få ner arbetsbelastningen genom att minska mängden arbetsuppgifter. Det handlar mycket om att avgränsa, prioritera eller att helt låta bli att göra vissa saker.

1. Dina arbetsuppgifter
Ta inte på dig arbetsuppgifter som inte står i din arbetsbeskrivning. Analysera vad du gör för uppgifter på en dag och vilka av dem som inte ingår i din beskrivning. Diskutera med din chef eller dina kollegor hur dessa uppgifter kan lösas istället.

2. 80/20 regeln
Om du har riktigt mycket att göra en period fundera då på vilka 20 procent av dina arbetsuppgifter som ger dig mest arbetsresultat och fokusera på dessa i första hand. Detta kan vara bra om man har mycket att göra en kort period, men det är inte en långsiktig lösning.

3. Rapportering 
I många organisationer finns det krav på att information ska rapporteras eller dokumenteras vilket kan vara tidskrävande. Försök komma överens med berörda kollegor/chefer vad som är minimal leverans över dessa områden.

4. Möten
Möten tar upp mycket tid för många eftersom de ofta är alldeles för långa och inte särskilt effektiva. Skapa effektivare möten genom att boka kortare möten, planera möten smart över dagen, låta bli att gå på möten som inte direkt relaterar till dina mål samt att lära sig själv att hålla effektiva möten.

5. Affärsresor 
Vill man försöka dra ner på affärsresor kan det vara värt att fundera på att ta möten via videokonferens eller Skype. Går inte det kan man försöka utnyttja tiden som man reser till att skriva, mejla, ringa eller läsa. Behöver man träffas personligen kan det vara bra att planera sitt resande i ett sjok så inte resorna inte hackar upp arbetsveckorna.

6. Mejl 
Mejl är en toppengrej men också en tidstjuv. Det finns några sätt för att få ner tiden man lägger på mejlen och för att få mer ordning på inkorgen.

1. Avregistrera dig för alla nyhetsbrev och reklam du inte vill ha. 2. Skapa olika inkorgar för olika avsändare, exempel en inkorg för chefer, leverantörer och mejl där man är med som kopia. 3. Skicka mindre mejl så får du automatiskt färre mejl. 4. Om en mejlkonversation involverar mer än två personer undvik att ta beslutsfattande frågor eller diskussioner på mejl eftersom det generellt sätt inte är effektivt 5. Skicka inte mejl med cc.

Stresskolan är baserad på boken Hjärnsmart- Din guide till ett lugnare och lyckligare (arbets)liv, Boel Swartling.

Ämnen

  • Dryck

Kontakter

Relaterat innehåll

  • Stresskolan del 5 - Hantera avbrott

    Mängden störningsmoment och avbrott har ökat markant på många arbetsplatser de senaste åren. Det tar flera minuter för hjärnan att hitta tillbaka till koncentrationen efter varje avbrott, något som kräver mycket energi från hjärnan. Att bli utsatt av för många avbrott under en dag har effekt på våra stressnivåer och hur vi mår.

  • Stresskolan del 4 - Att vara en bra egen-chef

    På många arbetsplatser idag jobbar man mot personliga mål och har mer frihet att lägga upp sitt eget arbete som man själv vill. Detta kräver också att man är sin egen chef, på gott och ont. I grunden är det positivt eftersom det stärker vår autonomi och gör det roligare att gå till jobbet. Men det höjer också kraven på individens förmåga att lägga upp och planera sitt eget arbete.

  • Stresskolan del 3 - Sömn

    ​Sömn är den viktigaste formen för återhämtning, både psykiskt och fysiskt. Många har sömnproblem och uppger att den vanligaste orsaken beror på stress. Några tips för att sova bättre är att: ge hjärnan tillräckligt mycket med tid för nedvarvning på kvällen, inte dricka koffein eller alkohol för nära läggningsdags, att motionera och få solljus på sig under årets mörkaste månader.

  • Stresskolan del 2 - Ladda hjärnan

    ​Det finns gott om belägg för att koncentration är tröttande för dig och att pauser och tomgångsläge är nödvändigt för att vi ska orka prestera mentalt över dagen. Det finns fler sätt att påverka sin hjärna och bygga sin hjärnenergi för att må bra, prestera bättre och känna mindre stress. Det är inte självklart för alla att vad man gör på fritiden spelar roll för hur hjärnan mår och presterar.

  • Stresskolan del 1 - Vår förändrande omvärld

    De senaste 25 åren har vårt samhälle förändrats och jobbet tar ofta en stor del av vår tid. Dagens miljö är full med intryck, information och avbrott. Men med en hjärna som är utvecklad för ett jägar- och samlarliv på savannen är vi dåligt rustade att möta samhällets utmaningar. Det påverkar hur vi mår och idag är stress en vanlig arbetsskada.

  • Stresskolan del 7 - Möten

    Möten tar upp en stor del av mångas arbetstid och ofta är de väldigt tidskrävande och oproduktiva. För många är det svårt att hitta tid för arbete vilket kan leda till stress då egna arbetsuppgifter inte hinns med. Detta avsnitt handlar om vad vi kan göra för att minska tiden vi sitter i möten och hur vi kan göra dem mer produktiva.

  • Stresskolan del 8 - Hantera information och relationer

    Idag lever vi i ett överflöd av information vilket kan göra det svårt att koncentrera och arbeta som kan leda till stress. De sociala kraven har även ökat på våra arbetsplatser eftersom vi oftare byter jobb idag och det är fler kollegor, konsulter och inhyrd personal som kommer och går. För varje ny person på jobbet behöver vi investera energi att etablera en relation och det tar tid och fokus.

Fyll i din epostadress för att följa NOA Potions Distribution AB

När du väljer att skapa ett konto och följa ett nyhetsrum kommer dina personuppgifter behandlas av oss och av ägaren av nyhetsrummet för att du ska kunna motta nyheter och uppdateringar enligt dina bevakningsinställningar.

För att läsa mer om detta, var vänlig läs vår Integritetspolicy som berör vår behandling av dina personuppgifter, och Integritetspolicy för Contacts som berör behandlingen av dina personuppgifter från ägaren av nyhetsrummet du följer.

Vänligen notera att våra Användarvillkor gäller alla våra tjänster.

Du kan dra tillbaka ditt samtycke när som helst genom att avregistrera dig eller genom att ta bort ditt konto.
Kolla din inkorg

Mejl skickat till __email__. Klicka på länken i mejlet för att följa NOA Potions Distribution AB.

Okej