Gör ledningssystemet levande – visualisera processer och stärk ledarnas roll

Från statiska dokument till levande processer

Många organisationer kämpar med att hålla sina ledningssystem uppdaterade och relevanta. Ofta hamnar viktiga dokument i pärmar eller på delade nätverksenheter där de snabbt blir inaktuella. Med SharePoint kan du istället skapa en central plattform där processer, rutiner och dokument är levande, sökbara och enkla att uppdatera.

Under utbildningen visade vi hur man kan:

• Bygga visuella processkartor direkt i SharePoint med hjälp av webbdelar som "Fil och media" för att bädda in PDF:er eller bilder.
• Använda snabblänkar för att skapa en tydlig navigering till olika delar av ledningssystemet, t.ex. KMA-moduler eller säljprocesser.
• Skapa flexibla avsnitt som anpassar sig till både datorer och mobila enheter, vilket gör det enkelt för medarbetare att hitta information oavsett var de befinner sig.

Genom att använda bilder, ikoner och strukturerade layouter blir ledningssystemet inte bara lättare att förstå – det blir också mer engagerande att arbeta med.

Teams och SharePoint – en kraftfull kombination

Ett av de största lyften för organisationer är integrationen mellan SharePoint och Teams. Genom att koppla ihop dessa verktyg kan du skapa en sömlös arbetsmiljö där dokument, kommunikation och samarbete samlas på ett ställe.

Under utbildningen gick vi igenom:

• Hur privata och delade kanaler i Teams skapar egna SharePoint-sajter med separata dokumentbibliotek – perfekt för att hantera olika projekt eller avdelningar.
• Hur man länkar till externa SharePoint-resurser direkt i Teams, vilket gör det enkelt att komma åt dokument och sidor utan att behöva navigera mellan olika plattformar.
• Hur man använder säkerhetsgrupper för att hantera behörigheter på ett effektivt sätt, så att rätt personer har åtkomst till rätt information.

Resultatet? Ett enklare och mer strukturerat sätt att samarbeta, oavsett om det gäller ledningssystem, projekt eller dagliga rutiner.

Behörigheter och struktur – undvik fallgroparna

En av de största utmaningarna med digitala verktyg är att hantera behörigheter på ett sätt som är både säkert och användarvänligt. Under utbildningen delade vi med oss av konkreta tips för att undvika vanliga misstag:

• Strukturera först, dela sen: Börja med att skapa en tydlig struktur för sajter och bibliotek innan du börjar dela ut behörigheter. Detta minskar risken för förvirring och säkerställer att alla har åtkomst till rätt information.
• Använd säkerhetsgrupper: Istället för att bjuda in enskilda användare, skapa grupper (t.ex. "Ledning", "KMA-ansvariga") för att förenkla behörighetshanteringen.
• Dölj det som inte ska synas: Genom att använda separata sajter eller bibliotek för känslig information kan du styra vem som ser vad – utan att behöva hantera komplexa behörighetsinställningar på mappnivå.

Med rätt struktur kan du skapa ett system där medarbetarna enkelt hittar det de behöver, samtidigt som känslig information hålls säker.

Varför är detta viktigt för ledare?

Som ledare är det avgörande att ha kontroll över organisationens processer och dokument. Med SharePoint och Teams kan du:

• Få en överblick: Genom att visualisera processer och rutiner blir det lättare att identifiera flaskhalsar och förbättringsområden.
• Säkerställa efterlevnad: Med versionshantering och tydliga behörigheter kan du vara säker på att alla arbetar med de senaste och mest relevanta dokumenten.
• Främja samarbete: Genom att integrera Teams med SharePoint skapar du en plattform där medarbetare enkelt kan kommunicera och dela information – oavsett var de befinner sig.

Utbildningen ger dig verktygen att bli en bättre beställare av IT-lösningar och säkerställa att din organisation får ut maximalt av sina digitala verktyg.