Skip to main content

Stresskolan del 5 - Hantera avbrott

Blogginlägg   •   Dec 10, 2015 14:09 CET

Mängden störningsmoment och avbrott har ökat markant på många arbetsplatser de senaste åren. Det tar flera minuter för hjärnan att hitta tillbaka till koncentrationen efter varje avbrott, något som kräver mycket energi. Att bli utsatt av för många avbrott under en dag har effekt på våra stressnivåer och hur vi mår. Avbrott i koncentrationen kan vara av två slag: interna avbrott som vår egen hjärna orsakar och externa avbrott från yttre påverkningar som människor och teknik.

Interna avbrott

Man räknar med att vår egen hjärna står för hälften av alla avbrott i vår koncentration under en dag. Det är vårt automatiska system som konstant ger oss påminnelser och tar olösta problem till en medveten nivå.

Men det går att avlasta hjärnan, ett sätt att göra det är genom en enkel övning som vi kan kalla tömma huvudet. Den går ut på att skriva en lista med allt som måste göras eller problem som måste lösas, så att hjärnan slipper avbryta oss med olika påminnelser. Lägg sedan in de uppgifter eller problem i dagens, veckans eller månadens att göra-lista. På så sätt vet hjärnan att ”nu blir det gjort” och kan släppa informationen och slutar ge oss påminnelser. När det kommer till känslomässiga problem kan det vara bra att bolla problemet med någon annan för att få nya infallsvinklar och komma vidare. Konflikter med starka känslor är svåra att hålla borta och vår hjärna brukar vara bra att påminna oss om det, därför är det bra att lösa dessa problem direkt.

Externa avbrott

Kontorslandskap
Kontorslandskap är en relativt improduktiv arbetsmiljö om man har behov att utföra koncentrerat arbete. Att få sitt personliga utrymme invaderat av andra med avbrott från höga samtal, frågor och mobiltelefoner kan både vara störande och stressande. En lösning kan vara att testa kontorstypen Activity Based Workbaspace som bygger på att individen själv väljer arbetsställe beroende på vilken arbetsuppgift som ska utföras.

Fyra tips att hantera avbrotten i kontorslandskap

1. Avskärma dig
När du ska utföra ett arbete med hög koncentration sätt dig där du inte kan bli avbruten av dina kollegor. Det kan vara i ett konferensrum, bibliotek eller hemma.

2. Hörselkåpor
Skaffa hörselkåpor om du har inte har en bärbar dator med möjlighet att gå iväg och avskärma dig.

3. Regler
Skapa gemensamma regler på kontoret för att få mer lugn och ro.

4. Respekt
Lär dina kollegor respektera din arbetsro. Behöver verkligen alla frågor besvaras genast? Ge motfrågor och låt personen tänka själv; i ett längre perspektiv är detta nyttigt för båda parter.

IT-stress

En vanlig källa till IT-stress är de avbrott våra tekniska hjälpmedel skapar, som att göra oss konstant tillgängliga eller påminna oss om saker. Mycket av dessa avbrott kan vi själva påverka.

6 tips för att minska IT-stressen

1. Ljudlös mobil
Sätt mobilen på ljudlös och behöver du vara tillgänglig för vissa personer som din chef eller dina barn kan du ha speciella ringsignaler eller vibrationsmönster för dem.

2. Notiser
Ändra inställningarna på mobilen och datorn så inte notiser med ljud och symboler från mejl och sociala medier stör. Att ha mobilskärmen neråt för att inte se alla aktiviteter som pågår är också en lösning. Men allra helst lägga undan mobilen så att man inte ser den.

3. Telefonsvarare
Ta bort telefonsvararen och be dem som ringer skicka sms eller mejla istället. I textkonversationer kan du själv välja att svara när det passar dig och människor tenderar att fatta sig kortare i skrift än i tal. Det går även fortare att läsa av än lyssna av.

4. Tillgänglighet
Fundera på hur tillgängligt ditt mobilnummer ska vara. Ju mer tillgängligt det är ju mer kommer att det ringa, oavsett om du är ledig.

5. Kontaktlista
Se till att mobilens kontaktlista är uppdaterad eftersom impulsen att svara om man inte känner igen numret ökar eftersom det är omöjligt att gissa viktigthetsgraden på okända nummer.

6. Sociala medier
Ha inte sociala medier öppet när du arbetar eftersom det är lätt att sugas in när man bläddrar bland fönster.

7. Email: 
Låt inte din email stå öppen utan kolla den specifika tider.

Stresskolan är baserad på boken Hjärnsmart- Din guide till ett lugnare och lyckligare (arbets)liv, Boel Swartling.

Kommentarer (0)

Lägg till kommentar

Kommentera