Stresskolan del 8 - Hantera information och relationer

Hantera information

Informationsöverbelastning är ett ökande problem på arbetsplatser. Teknikutvecklingen förser oss med snabbare och bättre processer för informationsdelning. Dock fortsätter vår kognition ha begränsningar för hur mycket information vi klarar av att ta in. Vår arbetsprestation påverkas av mängden information som man exponeras för. När vi exponeras av för mycket information kan vi få svårt att: sålla, prioritera, minnas och att fatta välgrundade beslut-helt enkelt därför att vi har svårt att få överblick över informationen vi ska ta ställning till. I förlängningen kan detta leda till stress och ångest då mängden information övergår den kognitiva kapaciteten och vi inte får de saker gjorda som vi behöver.

Det är möjligt att höja sin kapacitet att hantera information men den potentialen är marginell jämfört med hur mycket vår tillgång till information hela tiden ökar. Det är därför bättre att hitta ett förhållningssätt och att jobba smart.

6 sätt att hantera informationsöverbelastning:

1. Sålla
Har du klart för dig vad som är dina mål, värderingar och prioriteringar är det lättare att sålla bort sådant som är oviktigt. Kom överens med din chef, kollegor och dig själv vilken information som är viktig att ta in och vad som kan ignoreras.

2. Begränsa avbrotten
Att bli avbruten när man är koncentrerad är oerhört tröttande för kognitionen och sänker tröskeln för informationsöverbelastningen. Se till att begränsa det som skapar avbrott.

3. Email 
Är den vanligaste källan till informationsöverbelastning. Hanterar du emailen rätt så har du har mycket vunnet. Några exempel på detta är att avregistrera alla nyhetsbrev som du inte vill följa och all reklam. Du kan också skapa separata inboxar som du läser när efter prioritet: en inbox för alla cc: mail, en för alla viktiga avsändare och en för allt du vill läsa för uppdatering. Kom ihåg att bästa sättet att få färre e-mail är att skicka färre mejl själv.

4. Boka en tid 
Boka in en tid i veckan när du arbetar med uppdateringar och inläsningar.

5. Informationssökning 
Var lite strukturerad när du söker information. Gör en lista på vad du behöver och fundera på hur du förmodligen kan få tag i informationen istället för att planlöst söka på internet.

6. Förenkla 
Fundera på vad som kan förenklas, effektiviseras eller automatiseras i ditt jobb, framförallt när det gäller rapporter, processer och inlämningar.

Hantera relationer

En förändring i arbetslivet som det inte talas så ofta om är det nya kravet på social kompetens. Vi byter jobb allt oftare, fler jobbar i friare arbetsformer och har mer målstyrda jobb som ställer större krav på förmågan att samarbeta. Företag idag anställer gärna inte fast personal. Det har gjort att arbetsmarknaden blir mer rörlig och mer personal kommer och går på en arbetsplats. För varje ny person på jobbet behöver vi investera energi i att etablera en relation eftersom den sociala hjärnan får jobba med att hitta ledtrådar och bygga nätverk. Trots att det ställs höga krav på hög social interaktion på jobbet är vi idag mindre sociala, vi hinner inte ofta med fikaraster för att bygga band med kollegor. Men det finns strategier för att hantera de sociala kraven.

5 strategier för att hantera sociala krav

1. Lagom nivå 
Försök att hitta en lagom nivå för ditt engagemang i jobbet. Acceptera att förändringar är stora och energislukande och försök förhålla dig till det. Bestäm dig för hur mycket tid och energi som jobbets sociala relationer får ta. Det går att hitta en lagom nivå av aktivitet och engagemang.

2. Tillgång 
Se inte nya personer och deras åsikter som ett hot. Se förändringar och nya personer som en tillgång och en möjlighet att lära dig nya saker.

3. Stoppknapp
Om det är mycket förändringar på arbetsplatsen som tar energi och gör att tankarna mal, försök att hitta en stoppknapp. Gör tömma huvudet övningen där du skriver ner allt du har i ditt huvud rörande sociala relationer. Det gör det lättare för hjärnan att tänka på annat.

4. Egna initiativ 
Hjälp till att underlätta det sociala samspelet på arbetsplatsen genom egna initiativ. Det kanske inte finns tid varje dag för fika varje dag, men kanske en gång i veckan.

5. Time-out 
Det är okej att ibland ta time-out från sociala interaktioner genom att sitta någon annanstans och jobba för att få lugn och ro.

Stresskolan är baserad på boken Hjärnsmart- Din guide till ett lugnare och lyckligare (arbets)liv, Boel Swartling.