Sådan skriver du en god pressemeddelelse

How to write a press release

Vi lever i en tid, hvor vi bombarderes med alle typer af indhold på tværs af forskellige kanaler og gennem forskellige enheder. Dette indholdskaos har skabt et større behov for, at PR- og kommunikationsfolk skaber troværdigt, værdifuldt og spændende indhold for at skille sig ud fra mængden. Medierne og forbrugerne betragter pressemeddelelser som en pålidelig data- og informationskilde. Så blot ved at vælge pressemeddelelsen som dit format, vil du tilføje troværdighed til den information, du ønsker at dele. Det er dog vigtigt at tænke på det større perspktiv og gennemgå alle aspekter, når du skriver og publicerer en pressemeddelelse for at maksimere effekten og resultaterne.

Denne artikel vil give dig en guide, der trin for trin vil fortælle dig, hvordan du skriver en engagerende og spændende pressemeddelelse for at skabe den bedste effekt og de bedste resultater.

Pressmeddelande checklista

Hvad er en pressemeddelelse?

Lad os starte fra begyndelsen: Hvad er en pressemeddelelse? Enkelt beskrevet: Det er en artikel, der opsummerer dine nyheder i et kort og præcist format. Pressemeddelelser, der er velskrevne, indeholder både en skarp nyhedsvinkel og virksomhedens budskab. Historisk set går pressemeddelelsen langt tilbage: Den første kan dateres til d. 26. oktober 1906 af Ivy Lee, som rapporterede om en jernbaneulykke, hvor halvtreds mennesker døde på Pennsylvania Railroad i Atlantic City, New Jersey. Lees måde at skrive på gik lige til sagen og førte til, at New York Times offentliggjorde hans nøjagtige udtalelse og observationer. I dag, over 100 år efter at Lees artikel oprindeligt blev offentliggjort, er pressemeddelelser stadig en vigtig del af kommunikationsstrategien, når du vil formidle et budskab til medier, kunder og andre målgrupper.

Meget har dog ændret sig siden 1906, og der er blevet opstillet flere regler, der skal følges, hvis en artikel skal passe ind i rammen for en pressemeddelelse. Man kan roligt sige, at det kan være en udfordring at skrive en pressemeddelelse for at få maksimal effekt, og denne artikel vil forhåbentlig afklare nogle af de vigtigste faktorer. Først vil vi se nærmere på, hvilke forskellige typer af pressemeddelelser der er.

Press release format

Hvilke typer af pressemeddelelser findes der?

Selv om selve skrivningen kan være en udfordring i sig selv, vil du måske opdage at bare det at finde ud af, hvilke former for nyheder der kan skrives som en pressemeddelelse, kan være udfordrende. Her er nogle af de temaer, der oftest formateres til pressemeddelelser.

Nye partnerskaber

Denne kan måske betragtes som en selvfølge, men der er adskillige grunde til, hvorfor nye partnerskaber betragtes som pressemeddelelsesmateriale. Det viser ikke blot, at din virksomhed er i vækst, men også at en anden virksomhed ser dig som en værdifuld partner, der er værd at blive associeret med. Hvis du ønsker at skrive denne form for pressemeddelelse godt, bør du inkludere et resumé fra hver virksomhed, begrundelsen for dannelsen af partnerskabet, modtagerne samt andre relevante informationer for både nuværende og fremtidige interessenter.

Nye produktlanceringer

En pressemeddelelse til eksempelvis produktlanceringer er meget brugbar til at udbrede kendskabet til de nye løsninger, din virksomhed tilbyder forbrugerne samt til at kaste lys over, hvordan du skaber værdi ved at lancere dem. Det kan altid betale sig at skabe opmærksomhed omkring nye tjenester og produkter. Du bør dog sikre dig, at du tilbyder læseren en link til den side, hvor produkterne sælges. Ved at linke til et eller to af din virksomheds nøgleord, kan du få trafikken tilbage til dit website, men samtidigt holde det på et rimeligt niveau. Som læser ønsker du ikke at læse en tekst, hvor hvert andet ord er understreget med blåt. Dobbelttjek flere gange, at dit URL-link er korrekt og live, inden du sender din pressemeddelelse – den skal ikke fejle på baggrund af noget så simpelt.

Events

Hvis du afholder et event, vil en pressemeddelelse sikre, at flere folk vil deltage og vil på samme tid vise, at du er dedikeret i forhold til at holde dig opdateret inden for dit forretningsområde. At networke og holde sig informeret er nøglefaktorer, når det kommer til at opbygge troværdige relationer. Glem ikke at tilføje, hvad eventet handler om, prisen, samt hvor og hvornår det afholdes.

Forfremmelser af ledere/ansættelser

Her kan lederen, der har en pligt som organisationens ansigt udadtil, benytte pressemeddelelsen som en åbning. Sammen med et billede og andre vigtige oplysninger kan den også indeholde biografiske oplysninger for at bevise autenticiteten. Denne form for information er fantastisk ud fra et Employer Branding-perspektiv.

Priser

Det er acceptabelt at prale med sin virksomheds dygtighed. Pressemeddelelser om udmærkelser og resultater er med til at etablere din virksomhed som en autoritet på dit område. En sådan pressemeddelelse indeholder oplysninger om organisationen og årsagerne til den tildelte pris samt fakta om prisen og begivenheden (hvis dette er relevant). Det vil desuden løfte artiklen, hvis en person (gerne højere oppe i hierarkiet) kommenterer på præstationen.

Rebranding

Rebranding kan være en udfordring for alle virksomheder og kan til tider skabe forvirring. En pressemeddelelse, der beskriver, hvad der ændres, begrundelsen for ændringen, hvornår ændringerne træder i kraft og citater fra ledelsesteamet kan gøre overgangen langt nemmere.

Store åbninger

Send en pressemeddelelse om en stor åbning ud for at annoncere åbninger af nye kontorer, flytninger af kontorer eller førstegangsåbninger. Oplys om tid og sted for åbningen, deltagerne, planerne for fejringen og begrundelsen for flytningen (hvis det er relevant).

Fusioner og opkøb

Organisatoriske ændringer er nok til at retfærdiggøre en pressemeddelelse; særligt for at informere nuværende og fremtidige interessenter om virksomhedens vækst og udvikling. Hvis du vil annoncere et opkøb eller en fusion, skal du inkludere oplysninger om alle relevante organisationer, oplysninger om fusionen eller opkøbet samt et tilbud fra ledelsesteamet.

 

Relevance of the press release

Før du går i gang: Relevanstest dine nyheder

Når du kommunikere, bør du altid tænke over meningen og formålet med den information, du ønsker at dele. Så når det kommer til budskabet i din pressemeddelelse, bør du spørge dig selv: Er dette værdifuldt for andre?

Et par andre ting, du også kan overveje:

  • Timing – er dine nyheder opdaterede? Hvad taler verden om lige nu?
  • Identifikation – kan publikum identificere sig med din historie?
  • Betydning – er indholdet interessant for dit publikum?
  • Læseværdigt – er indholdet unikt, inspirerende eller uddannende?

Ekstra tip: Det er gavnligt at holde øje med populære taleemner, nyheder og tendenser relateret til din branche, når du evaluerer relevansen af dit indhold. Medieovervågning gør det nemmere at holde øje med, hvad der skrives om dit brand, dine konkurrenter og din branche – og gør det samtidig også nemmere at kortlægge tendenser over tid. Det næste trin er at sikre dig, at du når ud til dit publikum. Du har noget værdifuldt at fortælle, men hvordan optimerer du effekten?

Dit nuværende netværk

Du har måske en kontaktliste med kunder, mediepersonligheder, journalister og andre interessenter, som du selv har samlet sammen. Disse kontakter er selvfølgelig værdifulde, når du skal dele dit indhold, da de har udvist interesse i dit tidligere indhold. Måske har du opdelt dine kontakter efter interesser, tidligere interaktioner eller engagement. Evaluer dine kontakter og tilføj dem, som ifølge dig ville kunne se værdi i din kommende pressemeddelelse.

Nye kontakter til dit netværk

Forskellige publiceringsplatforme giver dig muligheden for at udvide din rækkevidde ved at tilbyde dig adgang til deres kontaktdatabase. Afhængigt af, hvor du publicerer, kan du tilføje disse nye kontakter til dit eksisterende netværk for at nå bredere ud med din pressemeddelelse.

Optimer SEO for at nå ud til flere

Ud over spændende indhold og kontaktlister bør du også tænke på søgemaskineoptimering. Søgemaskiner er en god måde at nå ud til netop de folk, der rent faktisk søger efter lignende information. Tænk på, hvilke nøgleord du bruger og gennemgå læsbarheden af din tekst, så algoritmerne kan læse dit indhold. Selvfølgelig er SEO mere komplekst end det, men hvis vi antager, at din virksomhed allerede har et stærkt domæne, vil nøgleord og læseværdighed være et godt sted at starte.

How to write a press release

Hvordan skriver du en pressemeddelelse?

Overvej, hvad der skal formidles, og hvad modtagerne af din pressemeddelelse skal føle, når de læser den. Lad disse indsigter præge den måde, som meddelelsen skrives på. Stræb efter at strukturere teksten, så den er klar og let at læse. Lav klare opdelinger, hvis der skal kommunikeres flere ting i samme tekst. Hold brødteksten objektiv og brug citater til at “sælge produktet” eller til at udtrykke tanker og håb omkring nyheden.

1. Vinkel og formål

Overvej, hvad du ønsker at formidle og fokuser på en enkelt nyhed. Det kan nemt blive forvirrende, hvis du gerne vil sige en masse forskellige ting. Hvis du har mere en nyhed at dele, så skriv flere forskellige pressemeddelelser. Forsøg at besvar hv-spørgsmålene: hvem, hvad, hvor, hvordan, hvorfor og hvornår? Din historie skal være aktuel og relevant. Overvej derfor hvilken tid på året, hvilket publikum, publikationens typiske indhold, samt om du ønsker at dele din historie på lokalt, nationalt eller internationalt plan.

De fire mest almindelige formål at udbrede via pressemeddelelser er:

  • Nyheder: et nyt studie, et nyt initiativ, en publikation osv.
  • Meninger: en reaktion på et nuværende problem eller et ønske om at få igangsat en ny debat.
  • Viden: faktuel viden du har om et specifikt emne, der er relevant for medierne; henled opmærksomhed på dette og bliv en kilde i den løbende rapportering.
  • Medieorientering: en forberedelse til, at der er noget på vej, hvilket danner grundlaget for den store nyhed om et produkt, et initiativ, en publikation osv. Du får muligvis ikke nogen mediedækning, men du investerer tid i at forberede journalisterne.

Der er helt sikkert andre typer af formål, som en pressemeddelelse kan opfylde. Ideen er her at definere formålet med din pressemeddelelse. Så snart du har gjort det, vil du finde det langt nemmere at kommunikere din historie og få den ud. Du vil også opleve, at det bliver mere enkelt at forstå, hvem du henvender dig til, samt hvilke specifikke mål du ønsker at opnå.

 

Press release template

2. Kend din målgruppe

Din specifikke medievirksomhed vil normalt være målgruppen. Men er det Heat Magazine eller The Guardian? Der er en journalist, hvis job det er at finde historier, der passer til netop deres målgruppe og deres interesser. Du er derfor nødt til at forstå målgruppen for hvert medie, før du sender noget til den enkelte journalist.

Her er du nødt til at lave noget grundlæggende, praktisk feltarbejde: læse aviser, lytte til radioen, se tv og kigge på nogle hjemmesider. På den måde får du ikke blot et reelt overblik over, hvad en bestemt medievirksomhed interesserer sig for, men du får også et indblik i den enkelte journalists ekspertiseområde. Du behøver ikke at gøre dette arbejde før hver eneste pressemeddelelse, men du bør gøre det regelmæssigt. Agendaer ændrer sig hurtigt, og det samme gør medarbejderne.

Det er dog ikke altid nødvendigt at tilpasse en pressemeddelelse til hvert enkelt medie. En pressemeddelelse kan sagtens omfatte flere mediers samt deres læseres, seeres og lytteres interesser. Men du vil være bedre stillet, hvis du ved, hvor din pressemeddelelse vil ramme et bredere publikum, hvor den måske rammer lidt forbi målet, samt hvor den vil passe bedst til en nichemediedækning.

Target audience

3. Spin nyhederne

Det er en grundlæggende faktor at have den niche, som din nyhed falder ind under, i tankerne, når du skriver og præsenterer din historie. Hvor det at dække Kim Kardashians bryllup vil være relevant for Heat Magazine, er det ikke en artikel, som The Guardian normalt vil dække. Men hvis du kan finde en vinkel, der henvender sig til en bredere niche, vil din historie få en større rækkevidde. Som forfatter af din pressemeddelelse er det din opgave at sikre, at din kommunikation er rettidig, relevant og vil spille. At forstå de forskellige komponenter, der gør en artikel nyhedsværdig, er derfor afgørende for at kunne få din historie publiceret.

4. Overskrift og intro

Præamblen (introen) skal sammenfatte indholdet af din tekst. Den skal skrives med fed skrift og er normalt et par sætninger lang; ca. to eller fire linjer. Nogle gange er det en god idé at starte med præamblen for at få hovedpunkterne frem. Andre gange er det lettere at skrive præamblen bagefter – når du har en færdig tekst at opsummere. Dette gælder også, når det kommer til overskriften. Det er meget nemmere at finde en overskrift, når du er færdig med artiklen. For hvordan kan du vide, hvad overskriften skal være, før artiklen er færdig? Overskriften bør bestå af maksimalt 40 tegn og skal indeholde kernen af nyheden. Overskriften vil også være emnelinjen for dem, der modtager pressemeddelelsen via mail. Undgå lange ord samt ordet “pressemeddelelse”.

5. De vigtigste elementer i din pressemeddelelse

Nu da vi har dækket formålet og publikummet, er det tid til at kigge nærmere på skabelsen af din pressemeddelelse. Se på din virksomhed og nyhederne fra et eksternt perspektiv og skriv aldrig “vi”, men i stedet “de”. Brug ikke udråbstegn eller fordømmende og eufemistiske beskrivelser, men forsøg at være så neutral som muligt. Hav også læseren i baghovedet, så du skriver enkelt og ligetil og forsøg samtidig at undgå komplicerede tekniske termer.

Her er et par andre tips, som du skal huske, når du skriver din pressemeddelelse. Sørg for, at artiklen er:

Kort og interessant

Gennemsnitstiden, der bruges på at læse en pressemeddelelse, er 3 minutter og 39 sekunder. Du bør derfor sikre dig, at din pressemeddelelse fanger modtagerens interesse, mens den samtidig gøres både kort og god.

Publish a press release

Nem at genudgive

45% af alle journalister betragter tid som den største kilde til frustration. Gør det derfor enkelt og skriv din tekst på en måde, så du gør det nemt for en journalist at redigere og genudgive den.

Velstruktureret

En pressemeddelelse skal gøre læseren nysgerrig nok til at læse videre, og en uorganiseret tekst vil have præcis den modsatte effekt. Når du skriver, så husk på:

  • at være tydelig omkring, hvem afsenderen er. Du bør sikre dig, at virksomhedens navn er tydeligt i mailen, emnelinjen og i den faktiske pressemeddelelse.
  • at benytte interessante overskrifter. Emnelinjen og introduktionen vil være det første, modtageren ser. Du bør derfor sikre dig, at det fanger deres interesse og ønsket om at læse mere.
  • at benytte underoverskrifter. Lange tekster er svære at læse. Du bør derfor sikre dig, at du strukturerer din pressemeddelelse, så det er nemt at følge dine argumenter.
  • at benytte kildekritik. Du bør altid dobbelttjekke dine fakta og kilder.
  • at benytte CTA. Link altid til relateret indhold, der kan inspirere til yderligere læsning.
  • at tilføre et ekstra krydderi? Benyt citater til at udtrykke følelser og meninger.

Sidst, men ikke mindst:
Analyser og optimer

Du skal ikke tro, at dit arbejde er færdigt, så snart du har klikket “publicer”. Det er her, det sjove arbejde begynder. Nu skal du skifte fokus og kigge på, hvad der sker med din pressemeddelelse, når den er blevet publiceret.

Hvorfor er det vigtigt? Fordi denne data kan give dig en indsigt i:

  • Hvordan din pressemeddelelse klarer sig
  • Hvordan dit publikum tager imod den
  • Den overordnede effekt.

Analyze your press release

Eksponering

Blev din pressemeddelelse delt som forventet? Nåede du ud til din målgruppe? Med hjælp fra data og analyseværktøjer kan du se trafikken og engagementet for din pressemeddelelse samt mulige mentions i andre medier eller fra andre folk. Disse indsigter kan give dig værdifulde informationer om, hvordan din pressemeddelelse har klaret sig.

Analyseklik, delinger og downloads

Afhængigt af, hvordan du har valgt at distribuere din pressemeddelelse, kan du evaluere åbnede mails, klik på links, delinger og downloads af relateret materiale. Disse indsigter er en god måde at vurdere engagementet blandt dem, der har læst dine nyheder.

Drag konklusioner ud fra dine indsigter

Du skal ikke stoppe ved evaluering og analyse. Benyt indsigterne, som du fik fra din pressemeddelelse og lær herudfra, hvordan du bør arbejde i fremtiden. Hvordan kan du udvikle din kommunikation, så du når ud til endnu flere folk, bliver endnu mere relevant og opbygger stærkere relationer til dit publikum?

Cta in press release

6. Billeder – Videoer – Visuelt indhold, der styrker pressemeddelelsen

Hvis dit mål er, at din pressemeddelelse skal genudgives af medierne, er det altafgørende, at du tilføjer et relevant billede. Du skal sikre dig, at du har billeder og videoer i høj opløsning til dine historier, så journalisterne har alt det materiale, de har brug for til en fuld artikel. Tommelfingerreglen er, at billeder, der skal bruges i aviser og på nettet, skal være omkring 1 MB, mens de skal være over 3 MB til printede magasiner. Derudover bør du henvise journalisterne til, hvor de kan få adgang til billederne samt linke til presserummet på hjemmesiden, kontaktoplysninger på den presseansvarlige eller lignende.

7. CTA: den perfekte måde at afslutte en pressemeddelelse på

Et call-to-action (CTA) bruges til at lokke en læser til at foretage den ønskede handling, der opfylder det primære mål med det pågældende indhold eller den pågældende kanal. Eksempler på CTA’er er “Køb nu”-knapper i webshops eller “Lær mere”-links i artikler eller nyhedsbreve. I en digital markedsføringskontekst kaldes de ofte “call-to-action”-knapper, fordi de er designet til at skille sig ud fra resten af indholdet. Knappen er designet til at være tydeligt synlig og er ofte ledsaget af informationstekst, der er designet til at fange læserens opmærksomhed og aktivere dem.

Eksempler på pressemeddelelser

Nogle gange er det lettere at forstå noget, hvis du får nogle konkrete eksempler, så lad og tage et kig på en velskrevet pressemeddelelser fra Microsoft.

Den første ting, der skiller sig ud i denne pressemeddelelse, er overskriften. Den fortæller en hel historie uden at være for lang. Den dækker, hvem der er involveret (Microsoft og Activision), hvad der foregår (en tiltrædelse), og hvorfor det er vigtigt (for at dele glæden og fællesskabet ved spil med alle).

I hele pressemeddelelsen er der citater fra ledere i begge virksomheder, der hjælper med at forklare fordelene ved denne tiltrædelse, og hvordan den vil bringe foreningen fremad.

Sidst i pressemeddelelsen får du en beskrivelse, der viser de enkelte virksomheders andel af efterspørgslen, samt et billede af hvordan denne tiltrædelse vil påvirke trofastheden.

Example of a press release

Et andet eksempel på en velskrevet pressemeddelelse er denne her fra den landsdækkende detailkæde Hobby Lobby. Virksomheden skrev, at de havde hævet mindstelønnen for fuldtidsansatte på alle deres fabrikker til 17 dollars i timen. En virksomhed, der implementerer sin egen mindstelønsforhøjelse på tværs af sine 900 forretninger, har stor nyhedsværdi set i lyset af de konstante diskussioner om mindstelønnen. Disse oplysninger kan være med til at tiltrække og fastholde flere medarbejdere og samtidig forbedre virksomhedens image.

Artiklen er ligetil, let at læse og har selvfølgelig en skarp nyhedsvinkel.

Opsummering

Forhåbentlig vil disse råd være en hjælp næste gang, du skal skrive en pressemeddelelse. Husk, at det er svært at forudse, hvilken opmærksomhed en pressemeddelelse vil få i medierne. I nogle tilfælde vil virkningen være udbredt; måske fordi emnet falder inden for de bredere nyhedsmediers dækning, eller fordi det har forbindelse til aktuelle begivenheder og globale faktorer. I andre tilfælde er historien primært en sag for den relevante fagpresse. Nogle gange er der ingen mediedækning overhovedet. Derfor er det vigtigt at bruge lidt ekstra tid på at skabe en god pressemeddelelse. At få mediernes opmærksomhed giver en høj grad af troværdighed, der ikke kan købes med reklamer.

 

Prøv Mynewsdesk kvit og frit

Oplev den mest smarte PR-løsning på markedet!

Start din gratis prøveperiode i dag.

  • Prøv uden beregning i 10 dage
  • Få adgang til hele vores PR-værktøj
  • Ingen bindingsperiode
  • Ingen registrering af kreditkort

 

Læs mere om hvordan Mynewsdesk behandler dine personlige data i Privatlivspolitikken. Bemærk venligst, at vores Brugervilkår gælder for alle vores services.