Mindre dubbelarbete och större trygghet med outsourcing

Är man ensam ansvarig för ekonomi och HR gäller det att hushålla med tiden. För Cecilia Stenhammar, ekonomichef på Curt Nicolin Gymnasiet i Finspång, var valet enkelt. Genom att välja en outsourcinglösning med Kontek frigjorde hon tid till andra arbetsuppgifter.

Curt Nicolin Gymnasiet i Finspång är inte vilken gymnasieskola som helst. Den ägs till 51 procent av företag och industrin i Finspång. Övriga 49 procent ägs av Finspångs kommun. Företagen erbjuder eleverna arbetslivserfarenhet i form av praktik och sommarjobb, och är engagerade i att utveckla utbildningsprogrammen. Skolans cirka 550 elever kan välja skolans fyra linjer: Industritekniska programmet, Vård- och omsorgsprogrammet, El- och energiprogrammet samt Teknikprogrammet.

– Vi har ett gott rykte. 60 procent av våra elever kommer från en annan kommun och pendlar hit, säger Cecilia Stenhammar, ekonomichef på Curt Nicolin Gymnasiet.

Hon ansvarar för det som handlar om ekonomi och personal, inklusive löner och HR. Det finns cirka 60 anställda samt ett antal konsulter på skolan. Dessutom får cirka 160 eleverna årligen timlön för olika arbeten inklusive att rensa förråd eller skruva ihop möbler som de utfört åt skolan. Det är en del av skolans filosofi att förbereda sina elever för vuxenlivet på riktigt.

– Det är viktigt att eleverna känner till vad som krävs när man har ett jobb. Det är nyttigt för eleverna att vara med i den processen. Vi vill utbilda dem till att bli en vuxen människa, säger Cecilia Stenhammar

Outsourcing frigör tid

Curt Nicolin Gymnasiet har outsourcat sin lönehantering och personaladministration till Kontek. Redan när Cecilia Stenhammar kom till skolan 2016 använde man Kontek, men hennes företrädare hanterade mycket av löneadministrationen själv.

– När jag började skaffade vi tidrapportertingssystemet Kontek HRM Time och reseräkningssystemet Kontek HRM Travel samtidigt som Kontek tog över lönerna. Jag är ekonom, men har ingen utbildning kring lön, så det är skönt att lägga över det på Kontek. Har jag frågor kan jag ställa dem till deras konsulter och vi har alltid samma kontaktperson. I stället för att hamna i den allmänna supporten får man snabb hjälp, säger Cecilia Stenhammar.

Även om Kontek hanterar lönerna har hon också haft perioder av manuell hantering och papper. Under en övergångstid var exempelvis personalen inlagt i Kontek HRM, men inte eleverna. De rapporterade sina tider på papper och Cecilia Stenhammar fick lägga in allt manuellt.

– Jag fick avsätta två dagar för att kunna lösa all information som eleverna behövde, säger hon. Idag lägger eleverna själva in sina timmar. Ibland kan det vara något avvikande som vi inte har rutin för som kräver handpåläggning, men det är väldigt få saker.

Bättre HR-processer med Kontek

Det senaste året har Curt Nicolin Gymnasiet också börjat använda HR-systemet Kontek HRM Employee för att få bättre HR-rutiner. Den utlösande faktorn var att de insåg att de behövde strama upp sina onboardingprocesser. Cecilia Stenhammar ser klara fördelar med att all information finns i samma system samtidigt som systemet ger stöd kring när man ska göra vad.

– Man kan redan se hur mycket tid som sparas och frustration som personalen slipper. Vi är fem olika chefer som har personalansvar. I Kontek HRM Employee är det lätt att se att nu ska den här personen börja och då behöver hen det här. Nu vet alla chefer och medarbetare vad som förväntas. Det blir mer ett ”vi”, säger Cecilia Stenhammar.

De använder även tilläggsmodulen Lönekartläggning, ett lyft från tidigare då Lönekartläggningen genomfördes med Excel och manuellt arbete med listor som skulle uppdateras. Nu finns i stället all information på samma ställe.

– När man öppnar Lönekartläggning finns allt där. Man får så mycket på köpet och slipper risk för mänskliga-faktorn-fel, säger Cecilia Stenhammar.

Vilka lösningar använder Curt Nicolin Gymnasiet?

Outsourcinglösning som inkluderar: Lönesystemet Kontek Lön, tidrapporteringssystemet Kontek HRM Time, reseräkningssystemet Kontek HRM Travel och HR-systemet Kontek HRM Employee med tilläggsmodulen Lönekartläggning.

Utbildning för livet

Curt Nicolin Gymnasiet är en icke vinstdrivande friskola i Finspång, som ägs av regionens industri och Finspångs kommun. Den grundades 1996 och har idag drygt 500 elever i fyra olika program: Industritekniska programmet, Vård- och omsorgsprogrammet, El- och energiprogrammet samt Teknikprogrammet. Skolan har ett nära samarbete med ägarföretagen. Det innebär bland annat att ägarföretagen kan bidra till att utveckla programmen och att eleverna kan erbjudas praktikplatser eller sommarjobb.