Gå direkt till innehåll
– Att jobba med dokumenthantering och regelefterlevnad är ett maratonlopp. Det är en lång kuperad bana av nya regler och ökande informationsmängder. Att hantera det på ett manuellt, traditionellt sätt blir lätt ohållbart, säger Per Löjdahl, M-Files.
– Att jobba med dokumenthantering och regelefterlevnad är ett maratonlopp. Det är en lång kuperad bana av nya regler och ökande informationsmängder. Att hantera det på ett manuellt, traditionellt sätt blir lätt ohållbart, säger Per Löjdahl, M-Files.

Nyhet -

Tio skäl att automatisera hanteringen av dokument och regelefterlevnad

Hybridarbete, hårdare regelverk och snabbt växande datamängder har blivit en del av företagens vardag. Samtidigt är den mänskliga faktorn och den enskilda medarbetaren ofta anledningen till att säkerheten försvagas. För att inte brista i regelefterlevnad och fastna i manuellt tidskrävande arbete behöver fler verksamheter automatisera sina processer – och det gäller inte minst dokumenthanteringen.

Med en mer automatiserad dokumenthantering kan företag och organisationer effektivisera sina arbetsflöden, bli mer produktiva och minska risken för fel i viktiga processer. Det kan göra dem mer lönsamma och konkurrenskraftiga. Automatiserad dokumenthantering är också avgörande för att upprätthålla och säkerställa att man efterlever alla myndighetsregler och standarder.

– Att jobba med regelefterlevnad är ett maratonlopp. Det gäller att arbeta hållbart och klara av en lång kuperad bana av nya regler, ökande informationsmängder och krav på effektivitet. Det finns studier som visar att ett genomsnittligt dokument finns i 17 olika format eller versioner, samtidigt som medarbetarna i genomsnitt delar 6 dokument om dagen. Att hantera den situationen på ett traditionellt, manuellt sätt blir snabbt ohållbart, särskilt när mängden information fördubblas på drygt ett år, säger Per Löjdahl, försäljningschef på M-Files i Sverige.

– Särskilt viktigt är det i kunskaps- och dokumentintensiva verksamheter. Där kan automatiserade system för dokumenthantering göra stor nytta genom att minska affärsrisken och säkerställa att man följer reglerna. Vi använder ibland uttrycket ”knowledge work automation” för att beskriva den typen av arbetssätt där efterlevnad och effektiv dokumenthantering blir en enkel och inbyggd del av vardagen, fortsätter Per Löjdahl.

Här är tio goda anledningar att arbeta med automatiserad regelefterlevnad och dokumenthantering:

1. Efterlevnad av regler och standarder – en automatisk dokumenthantering gör att man kan vara säker på att dokumenten uppfyller alla relevanta regler och standarder. Det minskar risken för att bryta mot lagar och bestämmelser, vilket kan leda till juridiska konsekvenser och ekonomiska sanktioner.

2. Dataintegritet och autenticitet – ett system för automatisk dokumenthantering ser till att dokumenten förblir oförändrade och det är avgörande inte minst för viktig affärs- och juridisk dokumentation.

3. Spårbarhet och verifieringskedja – genom att använda automatiserade system för dokumenthantering kan företag enkelt spåra och granska dokumenthistorik, vilket underlättar revisioner och ökar transparensen i verksamheten.

4. Säkerhet och dataskydd – ett automatiserat dokumenthanteringssystem ser löpande till att känslig information och företagsdata skyddas på ett säkert sätt, i enlighet med dataskyddsföreskrifter och lagar för integritetsskydd.

5. Rapportering och analys – genom att automatisera dokumenthantering kan företag enkelt skapa rapporter och analyser baserat på dokumentdata, vilket underlättar uppföljningar av om företagets når upp till sina mål och följer reglerna.

6. Minskad risk för mänskliga fel – automatisering minskar risken för mänskliga fel som kan uppstå vid manuell hantering av dokument, vilket kan leda till förlust av viktig information eller förseningar i viktiga processer.

7. Automatiserad datalagring – policys för datalagring eller borttagning baserat på klient, regelverk eller rättsliga ärenden kan automatiseras över alla filsystem, användare och arbetslag.

8. Förhindra läckage av data – behörigheter som baseras på roller ändrar automatiskt åtkomsten när medarbetare slutar, ändrar roller eller projekt byter status.

Det finns också ett par allmänna skäl till att automatisera dokumenthanteringen som inte är direkt kopplade till säkerhet och regelefterlevnad:

9. Tidsbesparing – genom att automatisera dokumenthanteringsprocesser kan man spara mycket tid som annars skulle ha lagts på manuella uppgifter som att leta efter, organisera och hantera dokument.

10. Kostnadsbesparingar – automatisering minskar behovet av manuellt arbete och därigenom minskar kostnaderna för personal och resurser som annars skulle ha krävts för att hantera dokument manuellt.

– En del företag utser en särskild ”compliance officer” som ska övervaka att allt går rätt till, men alltför ofta läggs en stor del av bördan på de anställda. Det kan lätt dra ner både tempot och engagemanget. Ska man lyckas få kontroll över alla dokument och samtidigt ha en organisation som är produktiv, då behövs en modern, automatiserad lösning för informationshantering och tydliga processer, avslutar Per Löjdahl.

Här finns mer information om hur du kan använda moderna lösningar för informationshantering för att arbeta säkert, följa regler – och samtidigt vara produktiv.

Om M-Files:
M-Files är den ledande plattformen för ”knowledge work automation”. Med M-Files-plattformen kan medarbetare hitta information snabbare, arbeta smartare och få mer utfört. M-Files har en innovativ metadatadriven arkitektur, en inbäddad motor för arbetsflöden och avancerad artificiell intelligens. Det gör det möjligt för kunder att eliminera informationskaos, förbättra processeffektiviteten och automatisera säkerhet och regelefterlevnad. För mer information, besök https://m-files.com.

Relaterade länkar

Ämnen

Kategorier

Kontakter

Relaterat innehåll

  • M-Files grundare och vd Antti Nivala på M-Files kontor i Austin, Texas - foto: Annie Ray

    M-Files Aino automatiserar dokumenthantering med generativ AI

    M-Files tar nu nästa steg med sin plattform för automatiserad dokumenthantering genom att lägga till M-Files Aino som bygger på generativ AI (GenAI). Med M-Files Aino kan användarna organisera information, förstå sammanhanget i dokument och bättre använda den befintliga kunskapen inom organisationen med hjälp av naturligt språk.

  • Det medicintekniska företaget Getinge har över 10 000 medarbetare i fler än 40 länder.

    Getinge väljer M-Files för ökat kvalitetsarbete och global dokumenthantering

    M-Files har tecknat ett nytt avtal med det medicintekniska företaget Getinge. Avtalet omfattar en global leverans av M-Files metadatadrivna plattform för dokumenthantering och gör att Getinge kan arbeta enhetligt med QMS (Quality Management System) på samtliga företagssajter. Företaget har över 10 000 medarbetare i fler än 40 länder.

  • Sinch grundades år 2008 och har sitt huvudkontor i Stockholm

    Sinch väljer M-Files för effektivare dokumenthantering

    M-Files har tecknat ett treårigt avtal med det svenska teknikföretaget Sinch. Avtalet omfattar leverans av M-Files metadatadrivna plattform för dokumenthantering och gör att Sinch kan arbeta effektivare med företagets leverantörskontrakt (Contract Lifecycle Management).

  • Petteri Heinonen, Senior IT Director på M-Files

    Tre steg för ökad säkerhet och efterlevnad som ökar företagets produktivitet

    Säkerhet och regelefterlevnad är två av dagens största utmaningar för svenska företag. Cyberattackerna ökar och de juridiska skyldigheterna att skydda sin egen och andras information blir allt större. Ska man lyckas få kontroll över alla dokument och samtidigt ha en organisation som är produktiv, då behövs en modern lösning för informationshantering och tydliga processer.

  • M-Files Mika Turunen på eventet Di It & Strategi - foto: Pax Engström

    Så kan tekniken ta bort onödiga hinder på jobbet

    I dag måste företagen lägga allt större kraft på att anpassa sig när marknaden svänger och fortsätta vara långsiktigt konkurrenskraftiga. Mycket handlar om att utveckla innovativa digitala affärsmodeller och nya tekniska verktyg lanseras i snabb takt. Men hur kan vi se igenom bruset och vara säkra på att tekniken hjälper oss och inte tvärtom? Nyckeln är att satsa mer på automation och samarbete.

  • Antti Nivala, grundare och vd för M-Files beskriver hur ”knowledge work automation” kan eliminera informationskaos och öka produktiviteten.

    Hitta genvägen till medarbetarnas produktivitet

    Företag som Amazon, Zoom och H&M, liksom en del statliga myndigheter och regeringar, kräver nu att de anställda i större utsträckning ska återvända till kontoret. Men många verksamheter skulle i stället kunna dra fortsatt nytta av flexibla distans- och hybridmiljöer – med hjälp av automation. Antii Nivala, vd för M-Files beskriver hur ”knowledge work automation” kan bidra till ökad produktivitet.

  • Antti Nivala, grundare och vd för M-Files blickar framåt.

    Blir 2024 året vi automatiserar kunskapsarbete och slipper informationskaos?

    Antti Nivala är grundare och vd för M-Files och han förutspår vad som kommer att prägla utvecklingen inom informationshantering under 2024. Trenden är tydlig kring vad som gör att vi kan undvika informationskaos, lägga mindre tid på manuella uppgifter och i stället jobba smartare och effektivare med hjälp av AI och ”knowledge work automation”. Här är ett axplock.

  • Automatiserat kunskapsarbete kan ge högre produktivitet – och en bättre arbetsmiljö

    Automatiserat kunskapsarbete kan ge högre produktivitet – och en bättre arbetsmiljö

    Allt arbete är kunskapsarbete i någon mån. Men det finns stora skillnader i vilken förkunskap och erfarenhet som krävs för att utföra olika arbetsuppgifter. Med uttrycket ”knowledge work” brukar man avse arbete som till största delen utförs enbart med tankearbete och kreativitet. Genom att satsa på ”knowledge work automation” och AI kan man göra dessa arbetare mer effektiva.

  • On-demand webinar - Så hjälper M-Files dig ut ur informationskaoset

    On-demand webinar - Så hjälper M-Files dig ut ur informationskaoset

    Erik Hammarbäck och Per Löjdahl visar hur M-Files metadatadrivna plattform för dokumenthantering gör det möjligt för medarbetarna att omedelbart hitta rätt information i alla situationer, automatisera affärsprocesser och upprätthålla informationskontroll.

  • Ny teknik men gamla vanor – dags att tänka om kring framtidens arbetsplatser

    Ny teknik men gamla vanor – dags att tänka om kring framtidens arbetsplatser

    Flexibilitet och hemarbete några dagar i veckan blir allt vanligare, men trots alla satsningar ser arbetssättet ut som det alltid gjort. En tredjedel av vår arbetstid ägnas till exempel åt att leta efter rätt dokument i olika mappar – och allt fler ställer sig därför frågan: varför ska det vara så knöligt att vara digital på jobbet när det är så enkelt att vara digital privat?