Antti Nivala är grundare och vd för M-Files och han förutspår vad som kommer att prägla utvecklingen inom informationshantering under 2024. Trenden är tydlig kring vad som gör att vi kan undvika informationskaos, lägga mindre tid på manuella uppgifter och i stället jobba smartare och effektivare med hjälp av AI och ”knowledge work automation”. Här är ett axplock.
I dag måste företagen lägga allt större kraft på att anpassa sig när marknaden svänger och fortsätta vara långsiktigt konkurrenskraftiga. Mycket handlar om att utveckla innovativa digitala affärsmodeller och nya tekniska verktyg lanseras i snabb takt. Men hur kan vi se igenom bruset och vara säkra på att tekniken hjälper oss och inte tvärtom? Nyckeln är att satsa mer på automation och samarbete.
Hybridarbete, hårdare regelverk och snabbt växande datamängder har blivit en del av företagens vardag. Samtidigt är den mänskliga faktorn och den enskilda medarbetaren ofta anledningen till att säkerheten försvagas. För att inte brista i regelefterlevnad och fastna i manuellt tidskrävande arbete behöver fler verksamheter automatisera sina processer – och det gäller inte minst dokumenthanteringen.
En ny oberoende studie genomförd av Forrester Consulting visar kostnadsbesparingarna och affärsfördelarna med M-Files plattform för automatiserad dokumenthantering. Enligt rapporten har kunderna under en treårsperiod fått 294 procents avkastning på sitt kapital (Return on Investment) samtidigt som de eliminerat informationskaos.
M-Files tar nu nästa steg med sin plattform för automatiserad dokumenthantering genom att lägga till M-Files Aino som bygger på generativ AI (GenAI). Med M-Files Aino kan användarna organisera information, förstå sammanhanget i dokument och bättre använda den befintliga kunskapen inom organisationen med hjälp av naturligt språk.
Säkerhet och regelefterlevnad är två av dagens största utmaningar för svenska företag. Cyberattackerna ökar och de juridiska skyldigheterna att skydda sin egen och andras information blir allt större. Ska man lyckas få kontroll över alla dokument och samtidigt ha en organisation som är produktiv, då behövs en modern lösning för informationshantering och tydliga processer.
Miljontals företag världen över bygger i dag sin digitala och molnbaserade arbetsmiljö på välkända program som Word, Excel, PowerPoint, Teams och OneDrive. Genom att lägga till dokumenthantering från M-Files slipper man fastna i en snabbt växande djungel av mappar och dubbletter – och kan enkelt hitta sina dokument genom att söka på samma sätt som vi är vana vid att göra på nätet.
Med AI-drivna och assisterade verktyg förväntas vår produktivitet öka väsentligt. Det gäller i alla branscher – inte minst inom tekniktungt lagarbete som ofta präglas av stora informationsmängder och komplexa projekt. Det är också därför som framtidens informationshantering kommer att styras av sammanhang snarare än plats. Arbetsgruppens umgänge blir också ett sätt att öka farten i lagarbetet.
På bara femton månader fördubblas den beräknade mängden information som en organisation hanterar. Det gör att många företag står inför en ohållbar situation. Tiden och resurserna att hantera information i gamla mappstrukturer kommer inte att räcka till. Men det finns lösningar som både förenklar hanteringen och snabbt blir lönsamma.
Flexibilitet och hemarbete några dagar i veckan blir allt vanligare, men trots alla satsningar ser arbetssättet ut som det alltid gjort. En tredjedel av vår arbetstid ägnas till exempel åt att leta efter rätt dokument i olika mappar – och allt fler ställer sig därför frågan: varför ska det vara så knöligt att vara digital på jobbet när det är så enkelt att vara digital privat?
Har du någonsin suttit och jobbat i fel version av ett dokument? I en alltmer digitaliserad vardag skulle man kunna tro att vårt sätt att hantera information blivit effektivare och mer rationellt. I flera avseenden är det precis tvärtom. Enligt IDC ägnar vi nästan en tredjedel (31 %) av vår arbetstid åt att leta efter rätt dokument i olika mappar och ofta blir det fel när versioner förväxlas.
I dag ägnar vi nästan en tredjedel av arbetsdagen åt att leta efter filer på servrar runt om i organisationen. Mycket ligger fortfarande i mappar och dubbletter är mer regel än undantag. Vad som är den senaste versionen kan lätt bli en gissningslek. Men är detta verkligen rimligt år 2022? Med modern teknik har det skapats verktyg som låter oss jobba smartare och mer effektivt.
M-Files har anställt Jimmy Larsson som Channel Manager i Sverige. Jimmy har lång erfarenhet från IT-branschen och kommer att arbeta både med befintliga partnersamarbeten och för att etablera nya. Satsningen görs för att fortsätta växa inom metadatadriven dokumenthantering. M-Files hjälper företag att öka produktiviteten och arbetskvaliteten genom att göra information enkel att hitta och använda.
