Vad är ett pressmeddelande?

Världens första pressmeddelande sägs vara skrivet av en amerikansk järnvägsarbetare efter en tågolycka i Pennsylvania år 1906. Istället för att vänta och se hur medierna skulle rapportera om händelsen skickade företaget själv ut en beskrivning till lokala journalister. Resultatet blev att olyckan beskrivs utifrån järnvägsbolagets perspektiv, vilket fick fler att inse värdet i att själva beskriva händelser som rör det egna företagets verksamhet.

Sedan dess har pressmeddelandet utvecklats till den självklara formen när ett företag, en organisation eller en myndighet har något viktigt att förmedla. Det är också sättet som de flesta journalister föredrar att tillgodogöra sig företagsinformation och är textformen som de flesta tar mest seriöst. Till skillnad från pressmeddelandet efter järnvägsolyckan distribueras dagens pressmeddelande i stort sett uteslutande digitalt. Det har medfört nya möjligheter att maximera spridningen och säkerställa att dina nyheter når rätt personer. Idag kan en skicklig marknadsförare bland annat använda nyckelord för att driva SEO-trafik och förstärka pressmeddelandet med nedladdningsbart visuellt material.

 

Hur skriver man ett pressmeddelande?

Idag kan pressmeddelanden se olika ut beroende på var i världen du befinner dig. I Norden har det växt fram en kultur där de flesta pressmeddelanden skrivs som nyhetsartiklar för att öka chanserna att de återpubliceras i sin helhet, medan de ofta är betydligt mer informationsspäckade och mer torftigt skrivna i engelsktalande länder. Det finns dock en del gemensamma nämnare som alla välskrivna pressmeddelande innehåller, oavsett språk och kultur:

 

  • Rubrik
    Rubriken är kanske pressmeddelandets viktigaste element. En slagkraftig rubrik summerar både vad pressmeddelandet innehåller och lockar till vidare läsning.
  • Ingress
    Använd ingressen för att betona det som du anser är viktigast i nyheten och sträva efter att formulera dig på ett sätt som lockar mottagaren att läsa vidare. En bra ingress är sällan längre än tre meningar, eventuellt efterföljt av ett citat.
  • Brödtext
    I brödtexten har du möjlighet att fördjupa läsaren i din nyhet. Tänk på att en brödtext helst ska vara så objektivt formulerad som möjligt.
  • Citat
    Använd citaten till att låta en expert eller person som berörs av nyheten uttala sig om den; sträva efter att hitta den mest relevanta personen för den specifika nyheten. Citat är även ett utmärkt sätt att göra så att texten upplevs som luftigare och mer lättläst.
  • Boilerplate
    Använd en boilerplate i slutet av pressmeddelandet som kort beskriver din verksamhet och eventuellt företagets historia. Genom att bryta ut den här informationen undviker du att göra pressmeddelandet onödigt faktatunga och du gör det lätt för läsare som inte är insatta i ditt företag att förstå din verksamhet.
  • Datumangivelse
    Det ska vara tydligt när pressmeddelandet har publicerats. Om du vill kan du även ange den geografiska platsen som pressmeddelandets författades på.
  • Kontaktinformation
    Se till att det är lätt för journalister och andra intressenter att kontakta en representant från företaget för att lära sig mer om din nyhet.

 

Tänk på att ett pressmeddelande som är riktat till en specifik målgrupp bör vara skrivet för målgruppen; innan du inleder arbetet med att författa din text ska du tänka igenom vem du vill nå med pressmeddelandet och hur de vill att de ska agera efter att ha läst det. Är ambitionen att texten ska återpubliceras av branschmedier bör pressmeddelandet vara skrivet med samma språk och tonalitet som artiklarna som redaktionerna själva använder. Detta är extra viktigt om pressmeddelandet ska pitchas till en specifik journalist eller redaktion. För att minimera risken att bli ignorerad, eller i värsta fall uppfattas som oseriös, bör du förbereda pitchmailet noga:

 

  • Hamna i rätt inkorg
    En större nyhetsredaktion får hundratals nyhetstips varje vecka och hinner sällan gå igenom alla. Framgången ligger i att hitta till rätt journalist och på ett fåtal sekunder väcka uppmärksamhet. Lägg därför ner tid på att identifiera redaktioner som du tror är intresserade av din nyhet och presentera den på ett sätt som passar det specifika medieformatet. Här hittar du en guide om hur du identifierar olika typer av journalister.
  • Ämnesraden
    Vikten av en välformulerad och intresseväckande ämnesrad i mailet kan inte nog betonas. Ofta är det den som avgör om mailet ens öppnas – och öppnas det inte spelar det ingen roll hur spännande eller revolutionerande din nyhet än må vara. Använd ämnesraden till att formulera en koncis, men inte en tråkig, sammanfattning av din nyhet.
  • Övertyga med få meningar
    Beskriv kortfattat vad din nyhet handlar om; tänk på att besvara frågorna när, vem, hur och varför. Det gör det lätt för journalisten att snabbt skapa en uppfattning om din nyhet hör hemma i deras kanaler.

 

Samtidigt som det klassiska pitch-mailet fortfarande kan vara ett effektivt sätt att maximera den mediala uppmärksamheten har det under det senaste decenniet vuxit fram andra möjligheter för att öka räckvidden på dina nyheter. Idag publiceras i stort sett alla pressmeddelanden digitalt och det skapar nya vägar för att nå och engagera fler:

 

  • SEO (Search Engine Optimization)
    Genom att identifiera och använda relevanta nyckelord i din nyhet kan du säkerställa att du hamnar högt upp i sökmotorernas resultat och göra att fler få upp ögonen för ditt företag. Om du vill veta mer om hur du använder SEO har vi en guide som är gratis att ladda ner.
  • Visuellt material (video och foto)
    Få saker skapar samma engagemang som visuellt material – i synnerhet rörligt. Genom att göra materialet nedladdningsbart ökar du chanserna att medier eller influencer återpubliceras din nyhet.
  • Länkar
    Genom att använda länkar kan du på ett naturligt sätt leda läsare vidare till dina tidigare publiceringar eller få dem att upptäcka annat material på din hemsida.

 

Publicera pressmeddelanden

Ibland kan det vara svårt att avgöra om något bör publiceras som ett pressmeddelande, eller om nyheten gör sig bättre i en bloggpost eller annan typ av text. Tänk på att inte kommunicera alltför småskaliga nyheter och trötta ut din målgrupp med för många pressmeddelanden – då riskerar du att ha förbrukat deras uppmärksamhet när du har något stort att berätta. Med det sagt så är det alltid bättre att publicera ofta än sällan, annars riskerar du att bli bortglömd. Så fort du har något som du vill förmedla bör du avsätta tid för planera ett sätt att kommunicera detta till din målgrupp. Ibland är inte pressmeddelandet den bästa formen, men om din nyhet rör någon av följande händelser är det förmodligen det:

 

  • I samband med lanseringen av en produkt eller en tjänst.
  • Inför ett event eller en större konferens.
  • Vid nyanställningar, särskilt nyckelrekryteringar.
  • När företaget har vunnit en utmärkelse.
  • För att avslöja ett samarbete, ett avtal eller en omställning av verksamheten.

 

När du har skrivit din text och allting är förberett i nyhetsrummet kan det vara lockande att publicera pressmeddelandet direkt, men för att få bästa effekt bör även det här steget planeras noggrant. Oavsett hur storslagen din nyhet är kommer uppmärksamheten som den genererar att bli begränsad om du publicerar vid fel tillfälle.

 

  • Veckodag
    De flesta medieredaktioner planerar veckans publiceringar på måndagsmorgonen och det kan därför vara fördel om ditt pressmeddelande redan ligger i journalisternas mailkorgar när de påbörjar planeringsmötet.
  • Tidpunkt
    I takt med att medier har digitaliserat sina publikationer är tidpunkten som du publicerar ditt pressmeddelande inte lika viktigt som när det fanns pressläggningstider att förhålla sig till, men statistiken visar att nyheter som publiceras tidigt på dagen ofta får större spridning.
  • Medieutrymmet
    Om du vet, eller märker, att något stort händer inom din bransch en viss dag bör du undvika att publicera en nyhet samtidigt. Skjut istället på publiceringen en dag och se om du eventuellt kan koppla ihop din nyhet med händelsen som medierna rapporterade om dagen före.

 

Håll koll på resultatet

Under det senaste decenniet har det vuxit fram möjligheter att följa uppmärksamheten som din nyhet genererar. Idag finns det verktyg som automatiskt bevakar vilka medier, bloggar eller influencers som återpublicerar eller diskuterar ditt pressmeddelande. Utöver att använda informationen för att utöka listan med redaktioner som du kan pitcha ditt nästa pressmeddelande till hjälper det dig att avgöra vilka typer av nyheter som väcker störst engagemang.

 

Sammanfattning

Pressmeddelandet har varit det naturliga sättet för företag att informera allmänheten om viktiga nyheter i över hundra år och kommer att fortsätta att vara det under överskådlig framtid. Otaliga undersökningar bekräftar att pressmeddelandet fortfarande är formatet som har störst trovärdighet hos medier och leder till flest återpubliceringar. Genom att lägga ner tid på att skriva målgruppsanpassat och använda moderna digitala hjälpmedel kan ditt företag få den mediala uppmärksamhet som krävs för att lyckas i ett alltmer konkurrensutsatt medieklimat.
I vårt nyhetsrum hittar du inspiration och exempel på redan publicerade pressmeddelanden och här kan du ladda ner en gratis mall som kommer att inspirera ditt fortsatta PR-arbete.

 

Till journalister

Är du journalist och letar efter nyligen publicerade pressmeddelanden? Här hittar du publiceringar och nyheter från över 5000 företag.

Testa Mynewsdesk gratis Publicera ditt pressmeddelande med Mynewsdesk