Blogginnlegg -
Slik skriver du sjekkliste for krisehåndtering
Sjekklister for krisehåndtering er et viktig verktøy for alle organisasjoner som trenger å strømlinjeforme kriseresponsen sin. Her viser vi deg, steg-for-steg, hvordan du går fram for å skrive den på best mulige måte.
En sjekkliste for krisehåndtering er et dokument som beskriver handlingene en organisasjon må utføre i en krisesituasjon. Det er en klar, kortfattet plan som bedrer sjansene for å håndtere en situasjon og begrense potensielle konsekvenser til et minimum.
Planen blir gjerne skrevet av et medlem i ledergruppa, med bidrag fra organisasjonens krisehåndteringsansvarlige. Det er et viktig dokument for enhver organisasjon, uansett størrelse, som vil være forberedt på, og beskyttet mot, alle eventualiteter.
4 trinn til sjekkliste for krisehåndtering
Følger du disse fire trinnene, resulterer det i en sjekkliste som gjør organisasjonen din godt forberedt dersom en krise skulle oppstå.
1. Start med idedugnad
Første steg er å kartlegge alle mulige hendelser som kan ramme virksomheten. Også hendelser som virker lite sannsynlige må med. Det siste du ønsker deg er å stå midt i en krise som gruppa di ikke er forberedt på å håndtere. Da har dere ingen plan å jobbe etter og er tvunget til å ta ting på sparket, med de økte risikoene det medfører. Derfor er dette første steget så viktig. Uten å vite hvilke hendelser organisasjonen kan utsettes for, er det ikke mulig å forberede seg på å takle dem.
2. Kategoriser hendelser
Når du har en liste med potensielle trusler, er det på tide å kategorisere dem. Det er flere innfallsvinkler til dette, og du velger det som passer deg og din situasjon best.
Typiske kategorier er teknologiske, økonomiske, interne og eksterne hendelser. Et annet alternativ, som kan være mer egnet for din organisasjon, er å bruke mer spesifikke kategorier som nettverksbrudd, sikkerhetsbrudd, personulykke, og så videre.
Kategorisering bidrar til å avdekke mønstre i hendelser av samme type. For eksempel, hvis du opplever flere hendelser i kategorien internt, vil du kunne utnytte denne erfaringen når det oppstår nye hendelser i den samme kategorien.
Når du står overfor en helt ny hendelse, vil kategoriseringen utgjøre et rammeverk for hvordan du registrerer responsdata og nye erfaringer. Dette øker dine muligheter til å håndtere slike hendelser om de skulle oppstå igjen.
3. Prioriter hendelser
Prioritering er helt avgjørende i prosessen. Her beskriver du sannsynlige konsekvenser av en hendelse og graden av viktighet. Viktighet sier noe om hvor raskt man må iverksette tiltak, mens konsekvens beskriver det potensielle skadeomfanget.
Ved å sortere hendelser i høy, medium og lav kategori sikrer du at du håndterer dem i logisk rekkefølge under krisehåndteringen og unngår å kaste bort tid på mindre viktige oppgaver.
4. Beskriv tiltak
Neste steg for å skrive en sjekkliste for krisehåndtering er den vesentligste, nemlig å lage en beskrivelse av de tiltakene du må gjennomføre for en gitt hendelse.
Gjør følgende vurderinger:
- Hva er første respons
- Hvem må varsles – og hvordan
- Hvor skal kriseorganisasjonen møte
- Hvordan skal du kommunisere med media og andre interessenter
- Hvordan skal du dokumentere og evaluere erfaringene
Før du skriver ned prosedyren må du konsultere de ulike avdelingen for å sikre at den fungerer for hele organisasjonen. Et enkelt og konsist språk reduserer risikoen for misforståelse under de hektiske forholdene i en krisesituasjon.
Testing og øving
Når du har klart et utkast til sjekkliste, er det på tide å teste den grundig for å sikre at den holder vann. Periodiske øvelser med rollespill i kriseorganisasjonen gir godt grunnlag for å justere planen hvis noe ikke fungerer, eller man oppdager bedre måter å løse ting på.
Et levende dokument
En grundig underbygget sjekkliste for krisehåndtering gjør organisasjonen i stand til å håndtere en krise effektivt, og den tar en stor bør fra kriseledelsens skuldre. Nå har man en klar og gjennomarbeidet plan å følge, i stedet for å forsøke å løse problemene etterhvert som de oppstår.
En sjekkliste er et levende dokument som oppdateres og utvikles etterhvert som man gjør seg erfaringer fra øvelse eller skarp situasjon. Dette handler altså ikke bare om forberedelse, men om å redusere omfanget av fremtidige kriser. I det perspektivet er sjekklisten et meget verdifullt dokument for enhver organisasjon.
Vil du ha en uavhengig gjennomgang av din organisasjons evne til å takle en uønsket hendelse, bestill en demo av F24 sitt avanserte CIM-system i dag.
