Hvorfor har HR-arbeidet blitt enda viktigere under koronapandemien?

Hjemmekontor, Teams-møter, og digital rekruttering. Over natten har HR-arbeidet hos store og små virksomheter blitt viktigere enn noen gang.

Virksomheter har lenge vært klare over hvor viktig det er å digitalisere rutiner og arbeid innen HR, men det er først etter koronapandemiens utbrudd at vi har blitt nødt til å tilpasse oss den nye normalen. Mange av oss jobber i dag hjemmefra fra stue og soverom, hvor teammøter og webinarer finner sted via digitale arenaer som Zoom eller Teams.

I en fersk undersøkelse utarbeidet av 4human, har 8 av 10 virksomheter fokusert på HR-arbeid etter koronavirusets inntog. Alle de forespurte har økt bruken av digitalisering, enten i form av digitale møter eller økt tilstedeværelse i sosiale medier.

Så, hvordan har koronapandemien slått ut på HR-arbeidet?

Større investeringer i HR-løsninger

I flere virksomheter er de fleste kostnadene som oftest knyttet til ansatte. Koronaviruset har ført til flere permitteringer, i tillegg til at flere ansatte har tatt ut sykefravær. For å håndtere situasjonen, har dermed flere selskaper valgt å investere i digitale og skybaserte HR-tjenester, hvor alt av informasjon kan lagres på en og samme plass.

7 av 10 av de forespurte har tatt dette steget videre med å digitalisere deres HR-prosesser, hvor 6 av 10 har merket en betydelig bedring i HR-arbeidet etter at systemene ble digitalisert. Videre føler 7 av 10 at nytteverdien av et HR-system har økt, noe som kan oppfattes som mindre administrasjonsarbeid og tettere relasjoner til ansatte.

Mer fokus på digital kommunikasjon

Det kommer ikke som en overraskelse, at en god form for digital kommunikasjon har blitt viktigere i disse tider. Koronapandemien har, i tillegg til økonomiske utfordringer, ført til at flere ansatte opplever isolasjon og andre personlige utfordringer.

I et samfunn som fortsatt er delvis nedstengt og med betydelig færre sosiale møteplasser enn tidligere, er det viktig at HR blir enda mer tilgjengelig og synlig for ansatte gjennom digitale kanaler:

- HR bør ha fokus på å opprettholde kommunikasjon og være så tilgjengelige som mulig, samtidig som man opprettholder den fysiske avstanden. Dette betyr at man kanskje må se bort fra det tradisjonelle «prosess-årshjulet», til fordel for nyere digitaliserte metoder, forteller Anne Gulliksen, Senior HR- og leveransekonsulent i 4human.

Første del av pandemien handlet for det meste om praktiske endringer, som å installere medarbeidere på hjemmekontor og få etablert digitale kommunikasjonskanaler. Etter hvert som månedene har gått er det andre spørsmål som har dukket opp:

Hvordan håndterer organisasjonens ansatte den nye hverdagen over tid? Klarer medarbeidere å utføre deres oppgaver til tross for en annerledes jobbhverdag med større uforutsigbarhet og annerledes arbeidspress?

Et av HR sine oppgaver, blir derfor å hjelpe og tilrettelegge for ansatte som føler seg utenfor, og som har problemer med å tilpasse seg en ny digital hverdag.

- For noen ansatte kan det å bruke digitale verktøy virke som uoverkommelig og skremmende. Dette kan skyldes alder, språk eller digital kompetanse. HR har derfor en svært viktig oppgave i å kartlegge og differensiere sine brukere, og tilrettelegge for de varierende gruppene, slik at alle ansatte kan bruke digitale verktøy basert på egne premisser, utdyper Gulliksen.

Tettere oppfølging av ansatte

For mange ansatte kan digitale møter fort bli et av dagens høydepunkter. Savnet etter kollegaer og felleslunsjer kan fort gjøre at den ansatte føler seg ensom og bortglemt bak skjermen hjemme i stuen.

Å jobbe digitalt setter derfor nye krav til synlighet og tilgjengelighet. Et av problemene med å jobbe hjemmefra er at man ikke alltid har oversikt over hvor alle er til enhver tid. Når man ikke er på kontoret, er det ikke like lett å ty til improviserte fem minutters møter over en kopp kaffe. Med digitale møter bør man derfor bli mer organisert og strukturert enn tidligere.

- Det blir viktig å kontakte ansatte som ikke pleier å kommunisere med så mange til daglig. Ta gjerne initiativ til å ringe, og ikke ta kun kontakt ved behov, forteller Gørill Lødding Myrhaugen, Senior konsulent i 4human.

Av de etterspurte har nesten 8 av 10 hatt tettere kontakt med nye ansatte når det kommer til digital oppfølging og LMS. 7 av 10 har generelt hatt en tettere oppfølging av deres ansatte. Dette kan være i form av mer personlige én-til-én samtaler eller digitale møter over Teams, hvor et mindre antall også har gjennomført diverse former for medarbeidersamtaler.

- Det er viktig at ansatte føler at de blir sett. Gi god informasjon som når ut til alle ansatte, og motivér alle til å gi hverandre positive tilbakemeldinger, fortsetter Myrhaugen.

Samtidig finnes det aktiviteter ansatte og ledere kan gjøre gjennom skjermen for å lette på situasjonen.

- Foreslå møtepunkter med fokus på det sosiale. Eksempler kan være fredagskaffe, felles teamlunsj, eller tøy og bøy, og oppfordringer til en gåtur i løpet av dagen, foreslår Myrhaugen.

Digital onboarding har blitt nødvendig

Rekrutteringsprosessene har også endret seg radikalt det siste året. Mange nyansatte venter fortsatt på å møte deres nye arbeidsgivere og kolleger, og flere har fortsatt ikke satt fot på deres nye arbeidsplass.

Selv om mange bedrifter har klart å tilpasse seg en digital hverdag, understreker dette bare hvor viktig det er med en digital tilrettelegging i virksomhetene. Nesten 5 av 10 av de forespurte har lagt til rette for en digital onboarding av deres nyansatte, for å dermed lette noe på koronasituasjonen i selskapet.

- En digital onboarding har blitt en nødvendighet, og krever mer av HR og leder når man fysisk ikke kan møte de aktuelle kandidatene, forteller Myrhaugen.

En digital ansettelsesprosess trenger nødvendigvis ikke å være negativt, da ansatte på en annen side kan spare tid på reising og reiseutgifter. I tillegg kan det for enkelte være mer fordelaktig ved å ha en digital onboardingsprosess fremfor et fysisk oppmøte.

- Enkelte kan føle seg mer komfortable via et digitalt intervju, i tillegg til at arbeidsgiveren kanskje vil fokusere mer på kandidatens kvalifikasjoner, og ikke så mye på selve «kjemien» som kan oppstå under et fysisk intervju, belyser Myrhaugen.

Likevel er det viktig at pre- og onboardingen blir enda mer strategisk enn tidligere, og at HR- og leder er ekstra oppmerksomme.

- Det kan være krevende for mange å starte på hjemmekontor. Derfor er det viktig med en god preboarding, hvor den ansatte kan få tilsendt informasjon om bedriften på e-post, i tillegg til å få oppfølging via for eksempel video, forklarer Myrhaugen.

Hva kan vi vente oss fremover?

I likhet med andre avdelinger i tjenestesektoren, har HR-avdelingene måttet tilpasse seg de nye arbeidsforholdene som koronasituasjonen har medført. I tillegg har HR hatt en betydningsfull rolle i å kommunisere eventuelle endringer og ordninger internt i virksomheten i forbindelse med viruset.

Mens vi venter på at samfunnet gjenåpnes litt etter litt, vil den nye hverdagen prege oss fremover selv etter pandemiens slutt, og noen endringer vil mest sannsynlig også bli varige. Enten om det er snakk om hjemmekontor, eller arbeid på kontoret.

- Når det gjelder endring i prosesser fra analog til digital atferd, så har mange fått en «aha-opplevelse» som gir potensial for permanente endringer i kommunikasjon og samhandling, noe som også vil gi andre forventninger til nye digitale løsninger videre fremover, avslutter Anne Gulliksen.