Hva må du tenke på når du skal digitalisere ditt HR-arbeid?

Lei av at dyrebare timer forsvinner til de samme administrative oppgavene dag etter dag? Ønsker du å effektivisere personalprosesser og ansettelsesprosesser av nye sultne medarbeidere? Over natten har digitalisering av HR blitt viktigere enn noen gang.

Selv om vi nå ser lyset i enden av tunnelen jobber flere av oss fortsatt hjemmefra, hvor digitale teammøter og webinarer fortsatt er en del av jobbhverdagen.

Mange bedrifter har lenge vært klare på hvor viktig det er å digitalisere rutiner og arbeid innenfor HR-segmentet, men det er først etter koronaviruset vi har blitt nødt til å tilpasse oss enda mer.

Dette må du tenke på når du skal digitalisere ditt HR-arbeid:

Finn «endringsviljen» og inkludér alle i organisasjonen

Digitalisering av HR betyr for mange bedrifter en praktisk endring eller strukturering av deres HR- prosesser. Viljen til å endre på dette er det første et selskap må ta rede for.

- God forankring og endringsvilje i organisasjonen er viktig for å lykkes med digitalisering av HR, forklarer Anne Gulliksen, Senior HR- og leveransekonsulent i 4human.

Ofte kan ledergrupper distansere seg fra prosjektet, noe som fører til at det forplanter seg negativt nedover i organisasjonen. Dermed blir prosjektet noe HR må kjempe igjennom. Det er viktig at alle i organisasjonen deltar i prosjektet. Kun slik kan det fulle potensialet utnyttes.

- Alle i organisasjonen må forpliktes til å nå et felles mål, og forstå den helhetlige nytten. Dermed kan det fulle potensialet utnyttes, fortsetter Gulliksen.

Finn behovene til din virksomhet

Etter at endringsviljen er til stede, må du og din virksomhet nå tenke på hvilke behov dere har. Tenk litt på hvilke utfordringer dere står foran innen HR, og hvilke problemer som eventuelt kan løses på kort sikt? Hva kan forenkles? Ikke start med store prosjekter og omveltninger til å begynne med, fokuser heller på små skritt av gangen.

- Det er ikke uvanlig at de første endringene skjer på administrativt plan. Dette kan for eksempel være effektivisering av daglige rutiner som timeregistrering og fravær, eller håndtering av reiseregningsskjema, informerer Gørill Lødding Myrhaugen, Senior konsulent i 4human.

Vær oppmerksom på at mange til daglig fortsatt jobber med Excel og andre tunge og utdaterte lagringssystemer. Ved å fokusere på din virksomhets behov, blir det enklere å velge riktig HR-system for deg og din bedrift.

- Spør deg selv hvilke behov bedriften har behov for. Start med det som er viktigst for bedriften, og få med ledere og ansatte i prosessen med innføringen for at de skal adoptere et nytt system som blir enkelt å bruke, fortsetter Myrhaugen.

Forenkle så mye som mulig

Dette går litt igjen i det vi har vært inne på, men ideén er å prøve å gjøre alt så automatisk som mulig. Prøv å omgjøre manuelle rutiner til automatiske rutiner. Dette kan også være administrativt arbeid i form av registrering av timer, kompetanse eller fravær.

Husk at etter at de nye personvernreglene (GDPR) trådte i kraft, har det blitt langt vanskeligere å håndtere og organisere store mengder HR-data i forskjellige systemer og løsninger. Derfor er det best å ha alt så organisert som mulig. Kanskje all informasjon kan bli lagret på én plass i form av skylagring?

- Digitale verktøy betyr mulighet for effektivisering og en mye smartere måte å jobbe på totalt sett for hele organisasjonen, hvor man kan slippe manuelle personalskjema og Excel dokumenter, utdyper Gulliksen.

Dermed blir det lettere for deg som leder å tilfredsstille kravene om rett til innsyn, og håndtering av informasjon om dine ansatte, uten at du kommer på kant over hva som er i gråsonen eller ikke.

- Det blir viktig å ha fokus på å få en enklere hverdag med et system som skal hjelpe ledere til å gjøre de riktige oppgavene til riktig tid. Systemet skal ikke føles som en belastning, forteller Myrhaugen.

Tettere oppfølging av ansatte

Når de mindre endringene er gjort, vil du få et større perspektiv over hva mer som kan forbedres og effektiviseres i din virksomhet. La oss si at du nå har samlet mye av selskapets personalinformasjon i et moderne digitalt system, f.eks via skylagring. Kanskje du nå vil gjøre det samme med medarbeidersamtalene eller ansettelsesprosessene?

Derfor blir det nå viktig å lage en større plan. Denne planen skal omfatte mer strategiske prosesser innen HR, som onboarding, e-læring eller medarbeidersamtaler. Det vil si, løsninger som krever tettere oppfølging av deg som leder.

Et godt eksempel på dette er ansettelsesprosessen av nye medarbeidere. Mange bedrifter er opptatte av å rekruttere den riktige og flinkeste kandidaten i markedet, men så hører du ikke så mye mer før den nyansatte presenterer seg på kontoret første arbeidsdag.

- Det er viktig med en god preboarding, hvor den ansatte kan få tilsendt informasjon om bedriften på e-post, i tillegg til å få oppfølging via for eksempel video. På denne måten vil nye medarbeidere føle seg motiverte allerede før første arbeidsdag, informerer Myrhaugen.

Få avklaring på hva din virksomhet trenger

Det viktigste for deg som leder, er å få avklaring på hva som best passer for deg og din bedrift. Husk at det som best passer for andre virksomheter, trenger ikke passe for din virksomhet.

- Et tips blir å få oversikt over hva som kan forenkles og effektiviseres. Hvis for eksempel registrering av fravær tar mye av din hverdag, og at oversikten for det meste foregår på Word, Excel, Notepad eller andre Office-dokumenter, kan det være en idé å se nærmere på moduler innen fravær og personaloppfølging. Dermed slipper du bunken med uendelige filmapper og får alt samlet på ett sted, forklarer Myrhaugen.

Til sist må du også huske på å være åpen for nye endringer som måtte forekomme på din arbeidsplass med tanke på nye arbeidsmetoder, da dette kan gjøre at du heller velger å bruke en mer relevant og treffende HR-løsning.

- Ved å digitalisere HR-arbeidet vil du få mer tid til andre oppgaver, som å ha tettere dialog med ansatte, noe som kan være med på å forebygge fravær, avslutter Myrhaugen.