Mind the gap! Åtta tips för en lyckad kompetenshantering

Har ni koll på vad medarbetarna kan? Känner ni till era svagheter och styrkor, era kunskapsluckor och utmaningar? Kompetenshantering – att se till att företaget har rätt personer med rätt kompetens både idag och imorgon – är en uppgift som blir allt viktigare. Men hur fungerar det i praktiken? Och vilka är de största vinsterna med att ha stenkoll på medarbetarnas kunskaper? Vi guidar dig!

Kraven på spetskompetens ökar och en god kompetenshantering blir en allt viktigare konkurrensfördel för företag i alla slags branscher. Hur kan företaget framtidssäkra sina kompetenser för att överleva och växa på en snabbföränderlig marknad?

Kompetensanalys är ett redskap som hjälper företaget att ta ett samlat grepp om sina kompetenser och sin kompetensutveckling. Det handlar om att kartlägga vilka kompetensområden företaget bör fokusera på för att nå sina mål, på kort och lång sikt. Vilka är företagets viktigaste och mest affärskritiska kompetenser idag? Om två år? Det handlar också om att inventera vilka kunskaper och färdigheter som finns bland medarbetarna i nuläget och jämföra det med önskat läge – var finns våra styrkor och svagheter, hot och möjligheter? Vilka kompetensbrister och kunskapsluckor behöver vi täppa till?

Koll på kompetenserna – en investering som lönar sig

Att komma igång med kompetenshantering på ett strukturerat sätt kan kännas som en stor och krävande uppgift. Men faktum är att det är en investering som lönar sig i längden. Satsar ni dessutom på ett digitalt systemstöd kan många arbetstimmar kapas och ni får ett effektivt flöde för alla parter.
För chef och HR är en av de främsta fördelarna att man tydligt ser var det finns ett underskott av kunskaper och färdigheter, det man brukar kalla för kompetensgap. Därmed blir det enklare att fatta beslut om nyrekrytering och kompetensutveckling – för att veta vart ni ska behöver ni ju först veta var ni står. Tittar vi på medarbetarens perspektiv blir det också tydligt och transparent när var och en kan se hur de ligger till i sin kompetensprofil och vad som krävs för att ta nästa karriärsteg.

Men det tar inte slut där, andra fördelar med en strukturerad kompetenshantering är:

• Fullständig och sökbar överblick
  Företaget får tillgång till en komplett kompetensdatabas där det är lätt att söka fram specifika kompetenser för ett visst uppdrag, t.ex. när du behöver någon som kan ett visst språk eller en speciell applikation. Ett bra stöd för att matcha rätt kandidat till rätt jobb, helt enkelt.
• Tryggar kompetensförsörjningen
  Kompetensanalysen hjälper företaget att jobba proaktivt med företagets kompetensförsörjning. Dels kan man upptäcka var det finns sårbar kompetens, det vill säga kompetens som bara enstaka individer besitter. Dels ser man var det finns kritisk kompetens, det vill säga kompetens som kan vara svår att ersätta genom rekrytering.
• Hjälper företaget att vaska fram gömda pärlor
  Gräv där ni står! Tänk om rätt kompetens redan finns på företaget och att ni inte alls behöver rekrytera externt (vilket är betydligt mer tidskrävande och kostsamt)? Kompetensanalysen hjälper er att vaska fram era dolda talanger!

Lyckas med kompetenshanteringen – åtta tips

Fastna inte i inventeringen, var tydliga med vad ni menar och utnyttja fördelarna med ett modernt HR-system! Här ger vi dig åtta tips på vad du bör tänka på för att få ut det mesta möjliga av era insatser.

1. Gör en kompetensinventering
   Ett scenario många chefer säkert känner igen sig i: Du står framför en medarbetare som har en handfull år på företaget bakom sig, CV:et som du fick vid anställningsintervjun är förpassat långt bak i minnesbanken och du frågar dig Vad var det nu du var utbildad till, alltså från början? Eller så tar det kanske orimligt mycket tid och energi att ta reda på vilka det egentligen var du skickade på den där internutbildningen i fjol. Med en uppdaterad kompetensprofil för alla medarbetare behöver det inte uppstå några sådana oklarheter.

   Kompetensinventeringen är alltså den av kompetenshanteringen där ni dokumenterar vilka kompetenser varje medarbetare har, med fördel i ett modernt HR-system tillsammans med övriga person- och anställningsuppgifter. En sådan kompetensprofil kan rymma allt från formella kurser och certifieringar som medarbetaren har genomgått till andra kunskaper och färdigheter, såsom språk- och datorkunskaper eller ledaregenskaper, tillsammans med en gradering av den nivå medarbetaren befinner sig på.

2. Utnyttja medarbetarsamtalet
   Puh, nu har ni äntligen gjort en noggrann kartläggning av alla avdelningar. Dags att luta sig tillbaka? Nja, inte riktigt! Nu gäller det att hitta fungerande rutiner för att underhålla denna skattkista med information som er kompetensdatabas innebär. Medarbetarsamtalet är ett perfekt tillfälle då chef och medarbetare tillsammans kan se över och vid behov uppdatera kompetensprofilen för att försäkra er om att ni har en bild som återspeglar nuläget. Se också till att hitta rutiner för att dokumentera kompetenserna när en ny medarbetare kommer in.
3. Låt behoven styra
   En vanlig fallgrop är att kompetensarbetet förblir en ren inventering över vem som kan vad på företaget, men försök att inte fastna där utan tänk på helhetsperspektivet. Låt verksamhetens övergripande mål och behov utgöra utgångspunkten i ert arbete genom att knyta kompetenskartläggningen till en behovsanalys. Här fokuserar ni på frågor som: Vilka kompetenser krävs i våra olika roller idag? Vilka av dem är mest kritiska för att vi att ska nå våra mål? Vilka hinder står i vägen för oss kompetensmässigt och hur överkommer vi dem? Ni kommer då att få ut betydligt mer av kompetensarbetet än om ni bara listar de kurser och andra meriter som medarbetarna har i bagaget.
4. Ta hjälp av en kompetensmatris för överblicken
   När ni har en klar bild av företagets kompetensbehov och hur det står till med medarbetarnas kompetenser i nuläget är det dags att undersöka hur väl dessa går ihop. Vilka skillnader finns det mellan nuläge och önskat läge? Här kan en så kallad kompetensmatris vara en god hjälp. Den sammanför kompetensprofilerna för de enskilda medarbetarna, så att ni får en överblick för en hel grupp på en gång. På detta sätt kan ni enkelt identifiera kompetensgap på avdelningsnivå och få verktyg för att bygga effektiva team.
5. Använd tydliga definitioner och graderingar
   Vad är det egentligen vi menar med kundbemötande? Och vad betyder ledarskapsförmåga för oss? Det är viktigt att säkerställa att bedömningen av kompetenser görs på ett konsekvent och enhetligt sätt i hela organisationen. Ta er därför tid att diskutera igenom vad ni egentligen menar med de olika begrepp som används och se till att alla definitioner finns dokumenterade.

   Tänk också noga igenom vilken typ av graderingar ni bör använda för olika nivåer av kompetenser så att de tydligt avspeglar verkligheten. I vissa fall räcker det med ett ja/nej, i andra fall behövs en mer nyanserad skala med t.ex. siffror eller stjärnor på en femgradig skala. Konkretisera även vad som krävs för att uppfylla respektive nivå så att det är tydligt för alla.

6. Börja i liten skala
   Känner ni att det är dags att ta ett nytt grepp om kompetenshanteringen men att det är knepigt att komma igång? Börja gärna i liten skala, till exempel genom att välja ut en avdelning som får agera pilotgrupp. Be om feedback som hjälper er att förfina processen innan ni sätter igång med kompetenshanteringen på bred front. Med fördel kan ni också begränsa antalet kompetenser till ett fåtal kärnkompetenser som ni bedömer att det är viktigast att få överblick över.
7. Glöm inte handlingsplanen
   När ni har en klar bild av behov, nuvarande kompetens, kompetensgap och andra kritiska faktorer är det dags att sammanställa en handlingsplan. Här dokumenterar ni vilka insatser som ska göras mot bakgrund av era mål. Det kan handla om att rekrytera nya personer utifrån, leta talanger internt eller kompetensutveckla personal, men också att införa mentorskap eller andra former av kunskapsspridning inom organisationen. Oavsett vilken insats ni beslutar er för, se till att den är kopplad till ett tydligt mål, en tidsplan och en strategi för hur resultaten ska följas upp.
8. Låt HR-systemet göra jobbet
   Hur ser kompetenshanteringen ut på ditt företag. Har ni ett effektivt systemstöd som hjälper er på vägen? Eller finns era data utspridda på flera olika ställen, i ert HR-system, i Excel eller rent av som lösa papper i pärmar, med en hel del manuellt jobb som resultat?

Ett smart sätt att få till den överblick, struktur och smidighet som krävs för en fungerande kompetenshantering är att satsa på ett digitalt systemstöd som samlar all data som rör medarbetare, kompetenser och kompetensutveckling i ett sömlöst flöde. Med kompetensstödet i Flex HRM Employee – det molnbaserade HR-systemet – kan du enkelt dokumentera och gradera medarbetarnas kompetenser på både individ- och gruppnivå och snabbt lokalisera rätt talanger till era uppdrag. Kompetensmatriser, spindeldiagram och annan grafik ger en perfekt överblick över nuläget och visualiserar eventuella kompetensgap som behöver täppas till. Med Flex HRM Employee är det precis så enkelt som det låter att säkra rätt kompetens på rätt plats – nu och i framtiden.

Läs mer om Flex HRM Employee