Gå direkt till innehåll
I en undersökning som Simployer har gjort bland 212 svenska företag i olika storlekar, ser vi att hela 63 procent fortfarande använder lönesystemet som källa till sin HR-Masterdata.
I en undersökning som Simployer har gjort bland 212 svenska företag i olika storlekar, ser vi att hela 63 procent fortfarande använder lönesystemet som källa till sin HR-Masterdata.

Nyhet -

Lönesystemet som källa till HR-masterdata – en usel idé

Ingen skulle få för sig att använda miniräknaren för att spara telefonnummer, skriva minnesanteckningar eller sköta sociala relationer. Men trots att lönesystem i själva verket är avancerade miniräknare är det fortfarande många företag som använder dem för att spara HR-Masterdata, något som kan få negativa konsekvenser på många plan.

Jobbar på i samma gamla hjulspår

Att använda sig av HR-system för att administrera sina anställda är något som har blivit allt vanligare de senaste åren. Trots det visar en undersökning som Simployer har gjort bland 212 svenska företag i olika storlekar, att hela 63 procent fortfarande använder lönesystemet som källa till sin HR-Masterdata.

- Historiskt sett har det egentligen inte funnits några tydliga alternativ till att ha lönesystemet för att samla uppgifter om de anställda, säger Jules Olivier, product manager på Simployer.

- Lönesystemet har funnits där, det används regelbundet och har blivit den naturliga källan att använda.

Löneavdelningen lägger tid på ”fel” saker

Problemet är bara att lönesystemet inte är byggt för att användas som källa för HR-Masterdata. Något som för med sig en hel del problem, inte minst skapar det onödigt merarbete för medarbetarna på löneavdelningen. Eftersom det är ett system som enbart ett fåtal personer ska ha tillgång till av sekretesskäl får andra medarbetare och chefer inte gå in i systemet själva. Det gör till exempel uppdatering av adressuppgifter onödigt knöligt.

- Man får helt enkelt fråga sig om de som jobbar på löneavdelningen ska få jobba med att hantera lön, eller om de ska lägga sin tid på att uppdatera adressuppgifter eller skriva ut rapporter åt chefer som behöver information om de anställda, konstaterar Mirja Lenes, lön/HR-expert på Simployer.

Inte gjort för att hantera mänskliga relationer!

Använder man istället ett HR-system är det systemet byggt från början för att hantera hela medarbetarresan och för att se till att rätt person har tillgång till rätt uppgifter.

- Både lönesystemet och HR-systemet är jättebra system, men de är skapade för helt olika uppgifter, säger Jules Olivier.

- Lite klyschigt kan man säga att lönesystemet är en fantastisk miniräknare, men det är inte gjort för att hantera mänskliga relationer. Stöd för utvecklingssamtal, ledighetsansökningar, anställningshistorik och andra processer som rör relationen mellan företag och anställda, det sköter man mycket enklare och säkrare i ett system som faktiskt är skapat för just det.

Rätt sak på rätt plats

- Att fortsätta att använda lönesystemet måste inte vara en dålig idé om det är ett mindre företag där en person står för allt från lönehantering till HR-funktion, marknadsföring och lagerhantering, påpekar Mirja Lenes

- Men, är man ett något större företag är det verkligen en god idé att fundera på vilken data man egentligen har om sina anställda, var man sparar den och varför, så att man är säker på att man har rätt sak på rätt plats.

Undersökningen visar också att 50 procent av företagen upplever att deras nuvarande lösning för att samla HR-Masterdata inte möter GDPR-kraven, och drygt 60 procent av företagen med mellan 50 och 250 anställda anger att man planerar att byta huvudsystem för HR-Masterdata.

Fel information kan ge juridiska konsekvenser

Att använda lönesystemet som källa till HR-Masterdata är nämligen förknippat med en rad risker.

- Lönesystemet innehåller mycket känslig information som enbart de som jobbar med lönehantering bör ha tillgång till, säger Mirja Lenes.

- Men HR-data, till exempel någons adress eller kontaktuppgifter till närmast anhörig, kan fler behöva kunna komma åt. Risken om man använder lönesystemet är att känslig information hamnar fel, eller att ingen får den information de behöver.

Dessutom kan användaren ofta skriva in fritext-information i lönesystemet.

- Då måste man som högsta chef lita stenhårt på att de som administrerar systemet vet exakt vad de får och inte får skriva in, säger Jules Olivier.

- Annars är risken att de börjar ange allt från skostorlek till fackföreningstillhörighet, och det kan i vissa fall leda till juridiska konsekvenser för företaget.

Text: Karin Aase

Relaterade länkar

Ämnen

Kategorier

Kontakter

  • Hr-system-apelsin-mynewsdesk 2.png
    Hr-system-apelsin-mynewsdesk 2.png
    Licens:
    All rights reserved
    Filformat:
    .png
    Upphovsrätt:
    Unsplash
    Storlek:
    1116 x 628, 551 KB
  • HR-masterdata-artikel-2_mynewsdesk
    HR-masterdata-artikel-2_mynewsdesk
    Licens:
    All rights reserved
    Filformat:
    .jpg
    Upphovsrätt:
    iStock
    Storlek:
    1116 x 628, 278 KB

Relaterat innehåll

  • Henrik Sandström och Madelene Nordenström från Simployer har jobbat med IT-lösningar för HR och HR-strategier hela sina karriärer, de berättar här vad ni behöver tänka på för att ett byte av HR-system ska bli en succé.

    Byt HR-system som du äter apelsin!

    Enligt en undersökning som Simployer har gjort bland drygt 200 svenska företag har var fjärde tillfrågad konkreta planer på att byta huvudsystem för sin HR-masterdata. Samtidigt säger 48 procent att de inte har någon klar strategi. Oavsett varför du funderar på att byta huvudsystem för HR-masterdata finns det både fallgropar och möjligheter på vägen.

  • Den 1 juni 2021 började ett nytt regelverk för arbetsanpassning gälla i Sverige. HR-exper Anna Schönfelder på Simployer delger sin syn.

    Nya regler om arbetsanpassning är inte helt självklara för arbetsgivaren

    Den 1 juni 2021 började ett nytt regelverk för arbetsanpassning gälla i Sverige. Tanken var att det skulle göra det tydligare för arbetsgivaren hur de ska arbeta med arbetsanpassning och rehabilitering. Framöver kommer det nog fortfarande att vara svårt för arbetsgivaren att arbeta med dessa frågor. Simployers HR expert Anna Schönfelder delger sin syn.

  • Texten är skriven av Annica Eijlinder, Marketing Manager på Simployer.

    Livslångt lärande krävs av framtidens arbetsliv

    Efter ett år av pandemi krävs det blixtsnabb förändring och det kräver av arbetsgivaren att man arbetar strategiskt och långsiktigt med kompetennsutveckling. Vilken kompetens besitter företaget och vad behöver det framhöver? Hur ska man tänka kring långsiktigt lärande?

  • Som ung och ny på jobbet kan du leva farligt! Hela 25 000 unga har de senaste fem åren anmält skador i samband med arbete som varit så allvarliga att de lett till sjukskrivning.

    Ung och ny på jobbet? Då kan du leva farligt.

    Är du ung är risken högre att utsättas för arbetsplatsolyckor, säger Simployers HR-expert Catharina Bergström. Statistiken är skrämmande. Såhär behöver det inte vara. Hur kommer vi tillrätta och vänder talen?

  • De flesta har vant sig att arbeta från hemmet eller på distans. Vad gäller nu när rådet om hemarbetet lättas på och hur ska arbetsgivare agera.

    Rådet om hemarbete tas bort – hur ska arbetsgivare agera nu?

    Det kan inte ha undgått någon att regeringen nyligen har fattat ett beslut om att ta bort flera restriktioner som har införts där ibland det allmänna rådet för hemarbete. Men hur påverkar det arbetsplatserna framöver där många medarbetare har vant sig vid en mer flexibel arbetsplats?

  • Ida Ljungberg, HR-och arbetsrättsexpert på Simployer utmanar de traditionella medarbetarsamtalen. För vem skull genomförs dem?

    Det traditionella årliga medarbetsamtalet har spelat ut sin roll.

    Det traditionella, årliga medarbetsamtalet har spelat ut sin roll. Ändå används de som om det vore genom dessa som utveckling sker och relationer stärks. Detta menar HR- och arbetsrättsexpert Ida Ljungberg på Simployer. Låt inte aktiviteterna i ett årshjul styra när samtal ska hållas. Chefen behöver ha dialog och samtal med sina medarbetare kontinuerligt i vardagen, ibland enskilt vid behov.

  • Mer än häften saknar strategi för att modernisera sin HR-data

    Mer än häften saknar strategi för att modernisera sin HR-data

    Ingen bromsar sig in i framtiden. Så varför har många andra delar av verksamheten systemstöd medan det är ok för HR att fortfarande sitta med en excelfil? HR-revolutionen är redan i rullning - nu handlar det om att snabbt välja väg: jobba kvar i gamla manuella system eller hänga med i teknik-skiftet och formulera en plan för att ställa om.