Byt HR-system som du äter apelsin!

En del vill byta för att uppfylla kraven i GDPR, andra för att kunna jobba med nya digitala processer. Men oavsett varför du funderar på att byta huvudsystem för HR-masterdata finns det både fallgropar och möjligheter på vägen. Madelene Nordenström och Henrik Sandström på Simployer går igenom de viktigaste stegen för att bytet ska bli en succé, och förklarar varför en apelsin kan vara ditt bästa stöd på vägen.

Enligt en undersökning som Simployer har gjort bland drygt 200 svenska företag har var fjärde tillfrågad konkreta planer på att byta huvudsystem för sin HR-masterdata. Samtidigt säger 48 procent att de inte har någon klar strategi.

- Första steget mot ett byte är att skapa den strategin, och då måste man börja med att skaffa sig kunskap om hur verksamheten hanterar sin persondata idag, förklarar Henrik Sandström, Key Account Manager på Simployer.

För att inte missa något i den här kartläggningen är det smart att följa medarbetarresan genom organisationen. När någon rekryteras, var sparas persondata då? Vilka system är inkopplade vid onboarding, säkerhetsgenomgång och löneutbetalning? Och vilka system är i sin tur involverade när det är dags att avsluta och arkivera en anställning?

- Om du följer den här resan kommer du att få en tydlig karta över var data sparas idag, och det är väldigt vanligt att HR, ekonomi och IT inte har koll på varandras uppgifter. ”Oj, har ni det här också i ert system” är en ganska vanlig reaktion, säger Madelene Nordenström, Senior Customer Consultant på Simployer.

Tar bort behovet av manuellt dubbelarbete

Kartläggningen visar även vilka intressenter som behöver vara delaktiga i arbetet med nästa steg: att se över vilka behov ni faktiskt har. Det vill säga vilka delar av organisationen behöver kunna hantera personuppgifter, och hur behöver systemen kunna prata med varandra?

- Utifrån det gör man sen en kravspecifikation, och det vi märker är att fler och fler vill kunna jobba i digitala system för att på så sätt få en enklare vardag, berättar Madelene Nordenström.

Till exempel är det idag fortfarande många företag där behörigheter måste ändras manuellt.

- Men har man ett bra huvudsystem för sin HR-masterdata räcker det att du ändrar informationen där på ett enda ställe, poängterar Henrik Sandström.

- Har Lisa blivit befordrad till chef ändrar HR det i huvudsystemet, och så går det automatiskt en notering till alla andra system om att hon ska ha nya befogenheter baserat på den nya rollen.

Byt system som du äter apelsin

Nästa steg är att fundera på hur man vill göra bytet: allt på en gång, eller stegvis för att matcha några behov i taget.

- Vissa kunder vill bara byta kärnan men behålla kringsystemen, andra vill ha en enhetsleverantör till allt, förklarar Henrik Sandström.

- Och det går att äta apelsinen i klyftor, man måste inte göra allt på en gång.

Oavsett hur mycket man väljer att göra gäller den gyllene regeln: kommunicera, kommunicera, kommunicera.

- Få folk att förstå varför ni gör bytet och hur det kommer att underlätta för just dem, säger Madelene Nordenström.

- Det är en viktig framgångsfaktor.

Det steget är ofta något som leverantören kan hjälpa till med.

- Leverantören har ofta tänkt mer på arbetsflöden än vad kunden har gjort eftersom man har jobbat med så många olika kunder i samma bransch, menar Henrik Sandström.

- Vi kan nästan alltid hjälpa till med tips om best practice-funktioner när det gäller medarbetarresan, och det brukar våra kunder verkligen uppskatta.

Text: Karin Aase