Gå direkt till innehåll
Henrik Sandström och Madelene Nordenström från Simployer har jobbat med IT-lösningar för HR och HR-strategier hela sina karriärer, de berättar här vad ni behöver tänka på för att ett byte av HR-system ska bli en succé.
Henrik Sandström och Madelene Nordenström från Simployer har jobbat med IT-lösningar för HR och HR-strategier hela sina karriärer, de berättar här vad ni behöver tänka på för att ett byte av HR-system ska bli en succé.

Nyhet -

Byt HR-system som du äter apelsin!

En del vill byta för att uppfylla kraven i GDPR, andra för att kunna jobba med nya digitala processer. Men oavsett varför du funderar på att byta huvudsystem för HR-masterdata finns det både fallgropar och möjligheter på vägen. Madelene Nordenström och Henrik Sandström på Simployer går igenom de viktigaste stegen för att bytet ska bli en succé, och förklarar varför en apelsin kan vara ditt bästa stöd på vägen.

Enligt en undersökning som Simployer har gjort bland drygt 200 svenska företag har var fjärde tillfrågad konkreta planer på att byta huvudsystem för sin HR-masterdata. Samtidigt säger 48 procent att de inte har någon klar strategi.

- Första steget mot ett byte är att skapa den strategin, och då måste man börja med att skaffa sig kunskap om hur verksamheten hanterar sin persondata idag, förklarar Henrik Sandström, Key Account Manager på Simployer.

För att inte missa något i den här kartläggningen är det smart att följa medarbetarresan genom organisationen. När någon rekryteras, var sparas persondata då? Vilka system är inkopplade vid onboarding, säkerhetsgenomgång och löneutbetalning? Och vilka system är i sin tur involverade när det är dags att avsluta och arkivera en anställning?

- Om du följer den här resan kommer du att få en tydlig karta över var data sparas idag, och det är väldigt vanligt att HR, ekonomi och IT inte har koll på varandras uppgifter. ”Oj, har ni det här också i ert system” är en ganska vanlig reaktion, säger Madelene Nordenström, Senior Customer Consultant på Simployer.

Tar bort behovet av manuellt dubbelarbete

Kartläggningen visar även vilka intressenter som behöver vara delaktiga i arbetet med nästa steg: att se över vilka behov ni faktiskt har. Det vill säga vilka delar av organisationen behöver kunna hantera personuppgifter, och hur behöver systemen kunna prata med varandra?

- Utifrån det gör man sen en kravspecifikation, och det vi märker är att fler och fler vill kunna jobba i digitala system för att på så sätt få en enklare vardag, berättar Madelene Nordenström.

Till exempel är det idag fortfarande många företag där behörigheter måste ändras manuellt.

- Men har man ett bra huvudsystem för sin HR-masterdata räcker det att du ändrar informationen där på ett enda ställe, poängterar Henrik Sandström.

- Har Lisa blivit befordrad till chef ändrar HR det i huvudsystemet, och så går det automatiskt en notering till alla andra system om att hon ska ha nya befogenheter baserat på den nya rollen.

Byt system som du äter apelsin

Nästa steg är att fundera på hur man vill göra bytet: allt på en gång, eller stegvis för att matcha några behov i taget.

- Vissa kunder vill bara byta kärnan men behålla kringsystemen, andra vill ha en enhetsleverantör till allt, förklarar Henrik Sandström.

- Och det går att äta apelsinen i klyftor, man måste inte göra allt på en gång.

Oavsett hur mycket man väljer att göra gäller den gyllene regeln: kommunicera, kommunicera, kommunicera.

- Få folk att förstå varför ni gör bytet och hur det kommer att underlätta för just dem, säger Madelene Nordenström.

- Det är en viktig framgångsfaktor.

Det steget är ofta något som leverantören kan hjälpa till med.

- Leverantören har ofta tänkt mer på arbetsflöden än vad kunden har gjort eftersom man har jobbat med så många olika kunder i samma bransch, menar Henrik Sandström.

- Vi kan nästan alltid hjälpa till med tips om best practice-funktioner när det gäller medarbetarresan, och det brukar våra kunder verkligen uppskatta.

Text: Karin Aase

Relaterade länkar

Ämnen

Kategorier

Kontakter

  • Arbetsskador-unga-mynewsdesk.png
    Arbetsskador-unga-mynewsdesk.png
    Licens:
    Icke kommersiell användning
    Filformat:
    .png
    Upphovsrätt:
    Pexels
    Storlek:
    1116 x 628, 845 KB
    Ladda ner
  • Henrik och Natalia_PR artikel GDPR2.jpg
    Henrik och Natalia_PR artikel GDPR2.jpg
    Licens:
    All rights reserved
    Filformat:
    .jpg
    Storlek:
    1116 x 628, 117 KB
  • Hr-system-apelsin-mynewsdesk 2.png
    Hr-system-apelsin-mynewsdesk 2.png
    Licens:
    All rights reserved
    Filformat:
    .png
    Upphovsrätt:
    Unsplash
    Storlek:
    1116 x 628, 551 KB

Relaterat innehåll

  • Texten är skriven av Annica Eijlinder, Marketing Manager på Simployer.

    Livslångt lärande krävs av framtidens arbetsliv

    Efter ett år av pandemi krävs det blixtsnabb förändring och det kräver av arbetsgivaren att man arbetar strategiskt och långsiktigt med kompetennsutveckling. Vilken kompetens besitter företaget och vad behöver det framhöver? Hur ska man tänka kring långsiktigt lärande?

  • Simployers senaste rapport om HR-masterdata visar att GDPR forstatt är en stor källa till osäkerhet hos beslutsfattare. Henrik Sandström, Kundansvarig och Natalia Björkman Szklarska, HR-expert på Simployer uttalar sig om en säkrare framtid.

    GDPR – fortfarande en källa till osäkerhet

    Fortfarande, snart 3 år efter att den nya dataskyddsförordningen (GDPR) infördes, finns en stor osäkerhet kring vad som gäller. Enligt en undersökning som Simployer har genomfört under hösten 2020 känner sig så många som hälften av HR-ansvariga och IT-chefer otrygga när det gäller säkerhet och GDPR.

  • Unga drabbas oftare av arbetsolyckor, enligt Arbetsmiljöverket. God onboarding i samband med att sommarjobben drar igång är avgörande, menar Simployer.

    Stor risk för skador bland unga sommarjobbare

    Unga är särskilt utsatta för arbetsolyckor, enligt arbetsmiljöverket. God onboarding, tydligt ledarskap och långsikthet menar Simployer är A och O för att ge unga jobbare både en trygg start i arbetslivet och på sikt ett långsiktigt hållbart arbetsliv.

  • De flesta har vant sig att arbeta från hemmet eller på distans. Vad gäller nu när rådet om hemarbetet lättas på och hur ska arbetsgivare agera.

    Rådet om hemarbete tas bort – hur ska arbetsgivare agera nu?

    Det kan inte ha undgått någon att regeringen nyligen har fattat ett beslut om att ta bort flera restriktioner som har införts där ibland det allmänna rådet för hemarbete. Men hur påverkar det arbetsplatserna framöver där många medarbetare har vant sig vid en mer flexibel arbetsplats?

  • Ida Ljungberg, HR-och arbetsrättsexpert på Simployer utmanar de traditionella medarbetarsamtalen. För vem skull genomförs dem?

    Det traditionella årliga medarbetsamtalet har spelat ut sin roll.

    Det traditionella, årliga medarbetsamtalet har spelat ut sin roll. Ändå används de som om det vore genom dessa som utveckling sker och relationer stärks. Detta menar HR- och arbetsrättsexpert Ida Ljungberg på Simployer. Låt inte aktiviteterna i ett årshjul styra när samtal ska hållas. Chefen behöver ha dialog och samtal med sina medarbetare kontinuerligt i vardagen, ibland enskilt vid behov.

  • I en undersökning som Simployer har gjort bland 212 svenska företag i olika storlekar, ser vi att hela 63 procent fortfarande använder lönesystemet som källa till sin HR-Masterdata.

    Lönesystemet som källa till HR-masterdata – en usel idé

    Ingen skulle få för sig att använda miniräknaren för att spara telefonnummer, skriva minnesanteckningar eller sköta sociala relationer. Men trots att lönesystem i själva verket är avancerade miniräknare är det fortfarande många företag som använder dem för att spara HR-Masterdata, något som kan få negativa konsekvenser på många plan.

  • Mer än häften saknar strategi för att modernisera sin HR-data

    Mer än häften saknar strategi för att modernisera sin HR-data

    Ingen bromsar sig in i framtiden. Så varför har många andra delar av verksamheten systemstöd medan det är ok för HR att fortfarande sitta med en excelfil? HR-revolutionen är redan i rullning - nu handlar det om att snabbt välja väg: jobba kvar i gamla manuella system eller hänga med i teknik-skiftet och formulera en plan för att ställa om.