15 tips for de rolige sommerukene på kontoret

Sommeren betyr ofte en litt roligere periode på kontoret, også blant lønns- og HR-medarbeidere. Her har du forslag til 15 arbeidsoppgaver du kan fokusere på mens det er feriestemning på jobben. Rådgiver Espen Øren i Simployer har laget denne liten med tips til HR-teamet.

1. Oppdater HR-politikk

Sommeren kan være en ideell tid for å gjennomgå og oppdatere bedriftens HR-politikk, håndbøker og prosedyrer. Sørg for at de er i samsvar med de siste lover og regler og reflekterer bedriftens nåværende praksis.

2. Planlegg høstens behov for kompetanseheving

Dette gjelder for både ledere og arbeidstakere. Bruk sommeren til å utvikle opplæringsprogrammer for ansatte. Identifiser områder der det er behov for forbedring, for eksempel lederskap, mellommenneskelige ferdigheter eller mangfoldstrening, og lag relevante opplæringsmoduler.

3. Samarbeid med andre avdelinger

Bruk sommeren til å samarbeide med andre avdelinger i organisasjonen. Dette kan bidra til å forbedre HRs forståelse for andre funksjoner og identifisere måter å bedre støtte dem på. Delta i møter eller prosjekter som involverer andre avdelinger.

4. Lag rekrutteringsstrategier

Hvis det er behov for å ansette nye medarbeidere etter sommeren, bruk tiden til å utvikle rekrutteringsstrategier. Vurder hvilke kanaler og metoder som fungerer best for bedriften din, og oppdater stillingsbeskrivelser og annonser der det er nødvendig.

5. Gjennomfør tilfredshetsundersøkelser

Sommeren kan være en god tid for å gjennomføre medarbeiderundersøkelser, f.eks pulsmålinger, for å få verdifull tilbakemelding fra de ansatte. Analyser resultatene nøye og identifiser områder der forbedringer kan gjøres for å øke ansattes engasjement og trivsel.

LAST NED GRATIS: Guide til deg som skal begynne med pulsmålinger

6. Utvikle deg selv

Søk etter profesjonell utvikling. Benytt sommeren til å undersøke og planlegge profesjonelle utviklingsmuligheter for deg selv som HR-profesjonell. Dette kan inkludere kurs, sertifiseringsprogrammer eller workshops som kan hjelpe deg med å utvide ferdighetene og kunnskapen din.

7. Etabler mentorprogrammer

Vurder å etablere et mentorprogram for ansatte, der erfarne medarbeidere kan dele sin kunnskap og erfaring med yngre eller nyere ansatte. Dette kan bidra til å utvikle talenter internt og øke engasjementet blant de ansatte.

8. Skaff deg oversikt over løpende sykefravær

Hvordan har oppfølgingen vært, planlegg videre oppfølging og behov for avklaringer knyttet til det enkelte sykefravær. Hvordan skal det arbeides med forebygging av sykefravær neste halvår (basert på sykefravær, behov for å redusere unødvendig fravær mv.)

9. Planlegg høstens initiativer rundt arbeidsmiljø

Arbeidsmiljø er viktig for å opprettholde og forbedre produktivitet, engasjement, og overordnet trivsel for ansatte. Det bør jobbes med tiltak og initiativer knyttet til både fysisk og psykososialt arbeidsmiljø. Områder å jobbe med kan for eksempel dreie seg om positiv kommunikasjon, stresshåndtering, inneklima og ergonomi.

10. Reflekter og evaluer

Bruk tid til å reflektere over HR-initiativer og praksis som har blitt implementert tidligere. Vurder hva som har fungert godt og hva som kan forbedres. Gjennomfør en evaluering for å samle innsikt og legge planer for fremtidige forbedringer.

11. Purr opp reiseregninger og utleggskrav

Har du ansatte som har hatt utlegg eller vært på reiser som det ikke er levert reiseregning for? Da kan det være lurt å purre på dette nå, slik at du kan jobbe med det i ro og mak i sommer.

12. Har du innrapportert alt du skal?

Skattetrekk og arbeidsgiveravgift har vi gjerne god kontroll på gjennom året, men kanskje har det kommet til noen nye forsikringer e.l. som skulle vært innrapportert i a-meldingen? Kanskje gaver fra forretningsforbindelser, eller personalrabatt som har oversteget grensene for skattefritak? Tenk litt gjennom hvilke aktuelle ytelser det finnes i virksomheten, og korriger hvis noe har glippet.

13. Rydd opp i arkivet, og kvitt deg med unødvendige bilag og dokumenter

Generelt er de som jobber med lønn og regnskap svært flinke til å oppbevare det man må iht. bokføringsregelverket. Men, har man like godt fokus på det å kvitte seg med dokumentasjon som inneholder personopplysninger, og som man ikke har noen berettiget grunn til å ta vare på? Etter fem år kan det aller, aller meste kastes.

14. Gjør en mer omfattende og grundig balanseavstemming pr. 30. juni

I kampens hete gjennom hektiske vårmåneder med årsoppgjør for fjoråret osv., kan det være fort gjort å overse balansekontoer som trenger en gjennomgang. Kanskje har du også en ansattreskontro eller to som består av unaturlige saldoer, gamle poster osv.? Følg opp lån til ansatte, reiseforskudd o.l.

15. Ta en velfortjent ferie!

Husk at selv lønns- og HR-fagfolk fortjener å ta en velfortjent ferie! Sommeren kan være en flott tid for å slappe av og lade opp batteriene før den travle perioden starter igjen.

TEST DEG SELV: Simployers sommerquiz 2023