Sluta fatta beslut om hybridarbetet baserat på magkänsla!

Att ett mer flexibelt arbetssätt och hybrida kontorslösningar är här för att stanna, kan vi nog alla vara överens om. Men fungerar det alltid? Ulrika Rosén, HR Business Partner på Simployer och Calle Wellenius, Head of Sales på Simployer, ger sin syn på det hela.

- Frågan om hybridarbete kan kännas som ett svårnavigerat vatten där ingen riktigt sitter med facit. Diskussionen handlar ofta om att ledare vill en sak och medarbetare en annan. Men chefer och medarbetare ska inte agera som motpoler, utan det är viktigt att få ihop treenigheten – individ, team och organisation. Här spelar HR en central roll för att säkerställa ett ramverk för cheferna att lyckas. Detta ramverk ska skapa en känsla av behållarkultur, en vilja att stanna, må bra och utvecklas – samtidigt som det för organisationen i sin rätta riktning, säger Calle.

- Oro och osäkerhet ska inte styras med magkänsla. Utan beslut behöver fattas med faktiska KPI:er. HR behöver ha en strategisk roll i debatten och kunna tillämpa ett hybridarbete där vi inte tappar engagemanget. För att kunna göra detta behöver HR ha rätt verktyg för att kunna ta datadrivna beslut som stöttar ledarna. Det är så vi skapar bäst förutsättningar för alla individer genom hela organisationen, fortsätter han.

Backa inte från hybridarbete

- Vi har redan tagit steget att gå in i en hybridvärld, där vi varken kan eller ska backa. Det vi istället behöver fråga oss här är hur HR ska stötta ledare om de upplever att hybridarbetet inte fungerar. Det kanske finns olika avdelningar och team där hybridarbetet inte fungerar, och andra team där det fungerar jättebra. Därför behöver du mäta och följa upp organisationen för att kunna situationsanpassa ledarskapet. Eftersom olika företag har olika förutsättning och olika typer av roller och arbetsuppgifter, säger Ulrika.

- Dessutom är vi fortfarande i ett läge där jakten på talangerna är svår. Fördelen med att kunna erbjuda en tjänst på distans är att vi inte behöver låsa oss till att medarbetaren måste finnas lokalt. Utan vi kan söka oss bredare för att hitta den kompetens som vi behöver. Det blir svårt att rekrytera talanger om bolaget inte är öppna för hybrid och distans, fortsätter hon.

Skapa en plan tillsammans med HR

Med ett ökat hybridarbete ställer det andra kompetenskrav på ledarna. Hur följer du upp medarbetares välmående när du bara träffar dem på distans och ser dem genom en skärm?

- Det kan upplevas svårare att se om en medarbetare inte mår bra när vi bara arbetar på distans. Sen är det inte heller alla som klarar av att arbeta med den frihet under ansvar som distansarbetet ger. Här är det viktigt att HR är med och stöttar ledare. Erbjud en kombination av distans- och hemarbete och skapa guidelines där förväntningar kring distans- och kontorsarbete tydliggörs. Genom data kan ni skapa er en uppfattning av hur ni ska lägga upp hybridarbetet på ett sätt som fungerar för verksamheten, säger Ulrika.

- Det mänskliga mötet kommer givetvis aldrig gå att ersätta. Men det är viktigt att ta hänsyn till det flexibla arbetssätt som ändå utvecklades av att jobba hemifrån under coronapandemin. Helt plötsligt blev det enklare att få ihop vardagen och livspusslet på ett helt annat sätt. Något som många har mått väldigt bra av. Och mår man bra presterar man ofta bättre också. Därför behöver ni hitta en bra balans mellan hemmakontor samtidigt som det ska vara attraktivt att åka in till arbetsplatsen, fortsätter hon.

Åtgärder som HR kan vidta på kort och lång sikt:

• Identifiera nuläget – Hur fungerar hybridarbetet idag? Vad är våra utmaningar och problem? Har vi data på vad som fungerar eller inte fungerar? Vad skulle vi kunna lösa till imorgon?
• Situationsanpassa arbetet – I frågan om distansarbete behöver vi vara flexibla då olika team och olika medarbetare har olika förutsättningar. HR behöver kunna stötta cheferna i dessa beslut och även kunna möta ledningen i frågan.
• Strukturera med nyckeltal – För att kunna säkerställa ett bra ledarskap behöver ni kunna mäta det ni gör med tydliga HR KPI:er.
• Uppföljning och analys – Har ni genomfört förändringar eller tagit beslut behöver ni kunna följa upp detta. Därför är det inte bara viktigt att sätta upp nyckeltal, utan också mäta dem för att se vad de leder till.

- Organisationen påverkas i mycket större utsträckning än vad man kan tro i de HR-beslut som tas. Vilket märks tydligt när diskussionen om hybridarbete väcker så starka känslor som den gör. Därför är det otroligt viktigt att HR får de verktyg de behöver för att kunna hjälpa ledarna i att fatta rätt beslut. Medarbetarna är företagets viktigaste tillgång. Har du inte stöd för att ta hand om den tillgången? Ja, då blir det tufft att få det att funka i längden, avslutar Calle.