Hemarbete, distans eller kontor – planera för nya arbetslivet

Många ser fram emot att återgå till arbetsplatsen, medan andra vill fortsätta att arbeta hemifrån, delvis eller helt. Det är dock arbetsgivaren som beslutar om möjligheten att kunna fortsätta arbeta hemifrån framöver. Hur arbetsgivaren bestämmer sig för att göra behöver utgå från verksamhetens behov. Det är mycket att tänka på och oavsett hur långt man har kommit i sina planer kan det vara bra med några råd på vägen.

Utvärdera era arbetssätt som varit under pandemin

Utvärdera vad som har fungerat bra (som ni kan fortsätta med) samt vad som har fungerat mindre bra (som ni vill ändra på). Gör detta i dialog med medarbetare och skyddsombud för att utveckla era arbetssätt och fånga upp medarbetarnas idéer och önskemål.

Planera för kontorets roll

Det är upp till varje arbetsgivare att komma fram till hur arbetet ska organiseras och genomföras samt om man vill erbjuda hybridlösningar, dvs att arbete kan utföras på kontoret och från annan plats. Verksamhetens behov kommer i första hand, utifrån verksamhetens art och vilka arbetsuppgifter som ska utföras. Det är också viktigt att ha med sig att hybridkontor inte passar alla verksamheter, arbetsgrupper, tjänster eller individer. Men om det funkar i verksamheten att helt eller delvis fortsätta arbeta på distans, varför inte erbjuda den möjligheten till sina medarbetare?

Fortsatt möjlighet till arbete hemifrån?

Med anledning av att rådet om att arbeta hemifrån har tagits bort behöver arbetsgivaren nu ta beslut om medarbetare ska erbjudas möjligheten att kunna arbeta hemifrån fortsättningsvis och i så fall i vilken omfattning. Hänsyn till individens behov och önskemål bör tas, men en arbetstagare kan inte kräva att få fortsätta arbeta hemifrån. Den arbetsrättsliga utgångspunkten för detta är att arbetsgivaren leder och fördelar arbetet, vilket innebär att det är arbetsgivaren som beslutar varifrån arbetet ska utföras, vilket normalt även anges i anställningsavtalet. Ska distansarbete utföras i framtiden rekommenderas att villkoren för en sådan överenskommelsen regleras skriftligt mellan medarbetaren och arbetsgivaren.

Arbetsmiljö - lika viktigt på kontoret som på distans

Oavsett varifrån arbetet bedrivs är det arbetsgivaren ytterst ansvarig för medarbetarens arbetsmiljö. Dessutom måste arbetsgivaren fortsätta att bedöma riskerna för smittspridning och ohälsa på arbetsplatsen och vidta de åtgärder som krävs för att minska eller ta bort riskerna. Inför en återgång till kontoret är det viktigt att kommunicera vilka åtgärder som har vidtagits. 

Kommunicera er plan

När ni beslutat er för hur ni vill att återgången till kontoret ska se ut och om ni vill erbjuda medarbetare att arbeta hemifrån är det viktigt att kommunicera ert beslut och plan så att alla vet vad som gäller och vem man kan vända sig till vid frågor eller oro. Tänk på att också kommunicera att planen kan ändras.

Utvärdera kontinuerligt

Vi lever i en snabbrörlig värld, en plan håller inte för alltid. Därför behöver den kontinuerligt ses över och uppdateras. Säkerställ att ni på regelbunden basis följer upp hur medarbetarna mår och har det på arbetsplatsen (oavsett varifrån arbetet utförs). Når teamen sina mål, fungerar samarbetet och hur går det med den långsiktiga affärsstrategin? Behöver ni justera något i planen – gör det och kom ihåg vikten av tydlig kommunikation med medarbetarna oavsett vilka beslut som tas.